Evenement organiseren
Als u een evenement organiseert, moet u een kennisgeving doorgeven of een vergunning aanvragen. Een kennisgeving stuurt u minimaal 4 weken voor het evenement. Een evenementenvergunning vraagt u minimaal 16 weken voor het evenement aan. Soms hebt u extra ontheffingen of vergunningen nodig.
Evenementenvergunning of kennisgeving voor buiten aanvragen.
Evenementenvergunning of kennisgeving voor binnen aanvragen.
Een buitenevenement: vergunning of kennisgeving?
Regels voor een kennisgeving
U geeft een kennisgeving door, als uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:
- Het evenement is op werkdagen tussen 7:00 en 23:00 uur.
- Het evenement is op zaterdag, zondag of op een officiële feestdag tussen 7:00 en 24:00 uur.
- Het evenement duurt maximaal 1 dag. Dit is inclusief opbouw en afbouw.
- U sluit geen wegen af die voor doorgaand (rijdend) verkeer zijn bedoeld. Het evenement is bijvoorbeeld in een doodlopende straat, een hofje of op een parkeerterrein.
- U laat genoeg ruimte vrij voor hulpdiensten.
- Afzettingen voldoen aan de standaard RAW-Bepalingen 2015. Informatie hierover vindt u op website van het CROW.
- Uw evenement hoort niet bij een groter evenement.
- Er komen maximaal 300 bezoekers.
- Er is geen wedstrijd waarbij mensen en/of dieren gewond kunnen raken.
- U zet geen obstakels op de weg.
- U verkoopt geen alcohol.
- U heeft geen gemeentelijke diensten of hulpdiensten nodig.
- Uw evenement is niet op dezelfde dag en locatie als een evenement dat op de Evenementenkalender staat. Of vlakbij een evenement dat op de Evenementenkalender staat.
Regels voor een evenementenvergunning
Voldoet uw evenement niet aan de eisen voor een kennisgeving? Dan hebt u een evenementenvergunning nodig.
In deze situaties hebt u sowieso een evenementenvergunning nodig:
- De deelnemers of organisatoren overnachten bij het evenement.
- U organiseert een optocht met gemotoriseerd verkeer, bijvoorbeeld auto’s, trekkers, motoren of brommers.
- U organiseert een vechtsportevenement.
Vergunning voor Natura 2000-activiteit
Misschien heeft u een vergunning nodig van de Omgevingswet als u dichtbij of in een Natura 2000-gebied zit. Meer informatie vindt u op de pagina Evenementen en bescherming van de natuur.
Een binnenevenement: vergunning of kennisgeving?
Behalve de vergunning of kennisgeving, heeft u ook een gebruiksmelding nodig. In een gebruiksmelding staat door hoeveel personen een gebouw gebruikt mag worden.
Regels voor een kennisgeving
U geeft een kennisgeving door, als uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:
- Het evenement is in een gebouw waar evenementen niet zijn toegestaan volgens het omgevingsplan. En er komen binnen 24 uur tussen de 50 en 300 bezoekers.
Regels voor een evenementenvergunning
Voldoet uw evenement niet aan de eisen voor een kennisgeving? Dan hebt u een evenementenvergunning nodig.
In deze situaties heeft u sowieso een evenementenvergunning nodig:
- Het evenement is in een gebouw waar evenementen zijn toegestaan. Bijvoorbeeld een theatervoorstelling of schouwburg. En er komen 2000 bezoekers tegelijk.
- Het evenement is in een gebouw waar evenementen niet zijn toegestaan. En er komen meer dan 300 bezoekers/deelnemers.
Evenementenloket
Heeft u vragen over uw vergunningaanvraag of begeleiding bij uw aanvraag nodig? Neem contact op met het evenementenloket via vergunningen@leeuwarden.nl.
Melding brandveilig gebruik voor gebouw of tent
In een Melding brandveilig gebruik staat hoeveel personen er maximaal in het gebouw of in de tent aanwezig mogen zijn. Deze bevat een tekening met voorzieningen zoals noodverlichting, vluchtroute aanduiding, brandblussers en knopcilinders of paniekbalken en de breedte van doorgangen. Alles om een veilige ontvluchting mogelijk te maken.
Soms moet u een ‘Melding brandveilig gebruik’ indienen. Bijvoorbeeld als u:
- Een gebouw gebruikt voor meer dan 50 mensen tegelijk, of;
- overnacht in een gebouw waar gewoonlijk niemand overnacht.
- En er geen gebruiksmelding is. Of als de bestaande gebruiksmelding een lager aantal personen aangeeft dan u verwacht te ontvangen.
- Een tent gebruikt voor meer dan 150 personen of overnachting van meer dan 10 personen. Let op: Als er een evenementenvergunning nodig is, hoeft er geen melding te worden gedaan voor een tent.
Melding doorgeven
- Gebouw: Een Melding brandveilig gebruik voor een gebouw moet voldoen aan hoofdstuk 6 van het ‘Besluit bouwwerken leefomgeving’.
U kunt deze Meldingen doen in het landelijk Omgevingsloket. - Tent: Een Melding brandveilig gebruik voor een tent moet voldoen aan het ‘Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’. U kunt deze Meldingen doen via het aanvraagformulier. Deze dient u in bij de gemeente Leeuwarden via vergunningen@Leeuwarden.nl.
Vrijwilligersverzekering
Voor vrijwilligersorganisaties is het belangrijk dat de vrijwilligers goed verzekerd zijn. Daarmee voorkomt u gedoe als een vrijwilliger schade veroorzaakt.
De gemeente Leeuwarden heeft via Centraal beheer Achmea de VNG-vrijwilligersverzekering afgesloten. Het pakket heeft een ruime dekking voor vrijwilligers en een zogeheten secundaire werking. Dit betekent dat als er schade is, de vrijwilliger eerst moet kijken of een al bestaande verzekering is die kan vergoeden.
Handige (voorbeeld)documenten voor bij uw aanvraag
- Criteria en handleiding: Draaiboek voor een evenementenvergunning. Wilt u dit document in Word ontvangen? Stuur een e-mail naar vergunningen@leeuwarden.nl.
- Format Veiligheidsplan evenementen.
- Eisen constructies bij evenementen. Bouwkundige eisen van de gemeente voor bijvoorbeeld tribunes, podiums en tenten.
Extra ontheffing of vergunning nodig?
In de volgende situaties hebt u een extra ontheffing vergunning nodig:
U verkoopt alcohol
Dan heeft u een ontheffing nodig van artikel 35 van de Alcoholwet. Meer informatie hierover vindt u op pagina Tijdelijke ontheffing alcohol schenken.
Een evenement op een plaats waar dit niet is toegestaan
Dan heeft u misschien een vergunning nodig voor een Omgevingsplan activiteit. Op de website Regels op de kaart kunt u het omgevingsplan bekijken. Op de website Omgevingsloket kunt u een aanvraag voor een omgevingsvergunning indienen.
Evenement op een provinciale weg
Dan heeft u een omgevingsvergunning van de provincie Fryslân nodig. Deze omgevingsvergunning vraagt u aan via de website van de Provinsje Fryslân.
Evenement op provinciaal vaarwater
Dan heeft u een ontheffing van de vaarwegenverordening nodig. Deze ontheffing vraagt u aan via de website van de Provinsje Fryslân.
Bezoekers parkeren buiten het evenemententerrein
Dan heeft u een parkeerontheffing nodig. Meer informatie vindt u op pagina Parkeren voor bedrijven. Houd er rekening mee dat de binnenstad van Leeuwarden autoluw is. Ga voor meer informatie over de autoluwe binnenstad naar de website Programma Binnenstad.
Kosten
Hoeveel u betaalt, hangt af van het soort evenement. We berekenen de kosten volgens Tarieventabel Algemene Legesverordening.
Vergunningaanvragen waar u niet voor hoeft te betalen
- Voor straatfeesten, wijkfeesten of dorpsfeesten, hoeft u niet te betalen. Wel moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De wijkvereniging, het wijkpanel of de dorpsvereniging organiseert het feest.
- De vergunning voor een straatfeest is aangevraagd door een bewoners. Maar wel namens de andere bewoners van die straat.
- Bij het feest zijn geen gemeentelijke diensten of hulpdiensten nodig.
- De organisatie verwacht per dag minder dan 1000 bezoekers.
- Het feest duurt maximaal 4 dagen.
- Voor sommige activiteiten in een schoolvakantie die voor kinderen worden aangeboden, hoeft u niet te betalen.
- Voor huldigingen van mensen die ook buiten hun eigen woonplaats veel betekenen en alle herdenkingen, hoeft u niet te betalen.
Precario
Als er niet aan de voorwaarden voldaan kan worden, dan moet er precariobelasting betaald worden voor het gebruik maken van gemeentegrond.
Wilt u op de hoogte blijven?
Schrijf u dan in voor onze digitale nieuwsbrief. U ontvangt 3 a 4 keer per jaar een e-mail van ons. Met de digitale nieuwsbrief houden wij u op de hoogte van alle ontwikkelingen rondom evenementenvergunningen in de gemeente Leeuwarden.
Meer informatie over evenementen
Meer informatie vindt u op pagina Evenementen. Bijvoorbeeld over:
- Evenementenkalender.
- Toegankelijkheid van evenementen.
- Locatieprofiel evenementen.
- Verkeersregelaars bij evenementen.
- Overlast door evenementen.
- Evenementen en bescherming van de natuur.
Wet- en regelgeving
De volgende wetten vindt u op de website Overheid.nl (nationaal):
- Algemene wet bestuursrecht
- Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
- Besluit bouwwerken leefomgeving
- Omgevingswet
De volgende regelgeving vindt u op website Overheid.nl (lokaal):
- Algemene Plaatselijke Verordening Leeuwarden
- Beleidsregel evenementen in de open lucht
- Beleidsregel geluid Evenementen in de open lucht 2022
- Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender
- Legesverordening Leeuwarden
- Verordening precariobelasting Leeuwarden
Een buitenevenement: vergunning of kennisgeving?
Regels voor een kennisgeving
U geeft een kennisgeving door, als uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:
- Het evenement is op werkdagen tussen 7:00 en 23:00 uur.
- Het evenement is op zaterdag, zondag of op een officiële feestdag tussen 7:00 en 24:00 uur.
- Het evenement duurt maximaal 1 dag. Dit is inclusief opbouw en afbouw.
- U sluit geen wegen af die voor doorgaand (rijdend) verkeer zijn bedoeld. Het evenement is bijvoorbeeld in een doodlopende straat, een hofje of op een parkeerterrein.
- U laat genoeg ruimte vrij voor hulpdiensten.
- Afzettingen voldoen aan de standaard RAW-Bepalingen 2015. Informatie hierover vindt u op website van het CROW.
- Uw evenement hoort niet bij een groter evenement.
- Er komen maximaal 300 bezoekers.
- Er is geen wedstrijd waarbij mensen en/of dieren gewond kunnen raken.
- U zet geen obstakels op de weg.
- U verkoopt geen alcohol.
- U heeft geen gemeentelijke diensten of hulpdiensten nodig.
- Uw evenement is niet op dezelfde dag en locatie als een evenement dat op de Evenementenkalender staat. Of vlakbij een evenement dat op de Evenementenkalender staat.
Regels voor een evenementenvergunning
Voldoet uw evenement niet aan de eisen voor een kennisgeving? Dan hebt u een evenementenvergunning nodig.
In deze situaties hebt u sowieso een evenementenvergunning nodig:
- De deelnemers of organisatoren overnachten bij het evenement.
- U organiseert een optocht met gemotoriseerd verkeer, bijvoorbeeld auto’s, trekkers, motoren of brommers.
- U organiseert een vechtsportevenement.
Vergunning voor Natura 2000-activiteit
Misschien heeft u een vergunning nodig van de Omgevingswet als u dichtbij of in een Natura 2000-gebied zit. Meer informatie vindt u op de pagina Evenementen en bescherming van de natuur.
Een binnenevenement: vergunning of kennisgeving?
Behalve de vergunning of kennisgeving, heeft u ook een gebruiksmelding nodig. In een gebruiksmelding staat door hoeveel personen een gebouw gebruikt mag worden.
Regels voor een kennisgeving
U geeft een kennisgeving door, als uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:
- Het evenement is in een gebouw waar evenementen niet zijn toegestaan volgens het omgevingsplan. En er komen binnen 24 uur tussen de 50 en 300 bezoekers.
Regels voor een evenementenvergunning
Voldoet uw evenement niet aan de eisen voor een kennisgeving? Dan hebt u een evenementenvergunning nodig.
In deze situaties heeft u sowieso een evenementenvergunning nodig:
- Het evenement is in een gebouw waar evenementen zijn toegestaan. Bijvoorbeeld een theatervoorstelling of schouwburg. En er komen 2000 bezoekers tegelijk.
- Het evenement is in een gebouw waar evenementen niet zijn toegestaan. En er komen meer dan 300 bezoekers/deelnemers.
Evenementenloket
Heeft u vragen over uw vergunningaanvraag of begeleiding bij uw aanvraag nodig? Neem contact op met het evenementenloket via vergunningen@leeuwarden.nl.
Melding brandveilig gebruik voor gebouw of tent
In een Melding brandveilig gebruik staat hoeveel personen er maximaal in het gebouw of in de tent aanwezig mogen zijn. Deze bevat een tekening met voorzieningen zoals noodverlichting, vluchtroute aanduiding, brandblussers en knopcilinders of paniekbalken en de breedte van doorgangen. Alles om een veilige ontvluchting mogelijk te maken.
Soms moet u een ‘Melding brandveilig gebruik’ indienen. Bijvoorbeeld als u:
- Een gebouw gebruikt voor meer dan 50 mensen tegelijk, of;
- overnacht in een gebouw waar gewoonlijk niemand overnacht.
- En er geen gebruiksmelding is. Of als de bestaande gebruiksmelding een lager aantal personen aangeeft dan u verwacht te ontvangen.
- Een tent gebruikt voor meer dan 150 personen of overnachting van meer dan 10 personen. Let op: Als er een evenementenvergunning nodig is, hoeft er geen melding te worden gedaan voor een tent.
Melding doorgeven
- Gebouw: Een Melding brandveilig gebruik voor een gebouw moet voldoen aan hoofdstuk 6 van het ‘Besluit bouwwerken leefomgeving’.
U kunt deze Meldingen doen in het landelijk Omgevingsloket. - Tent: Een Melding brandveilig gebruik voor een tent moet voldoen aan het ‘Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’. U kunt deze Meldingen doen via het aanvraagformulier. Deze dient u in bij de gemeente Leeuwarden via vergunningen@Leeuwarden.nl.
Vrijwilligersverzekering
Voor vrijwilligersorganisaties is het belangrijk dat de vrijwilligers goed verzekerd zijn. Daarmee voorkomt u gedoe als een vrijwilliger schade veroorzaakt.
De gemeente Leeuwarden heeft via Centraal beheer Achmea de VNG-vrijwilligersverzekering afgesloten. Het pakket heeft een ruime dekking voor vrijwilligers en een zogeheten secundaire werking. Dit betekent dat als er schade is, de vrijwilliger eerst moet kijken of een al bestaande verzekering is die kan vergoeden.
Handige (voorbeeld)documenten voor bij uw aanvraag
- Criteria en handleiding: Draaiboek voor een evenementenvergunning. Wilt u dit document in Word ontvangen? Stuur een e-mail naar vergunningen@leeuwarden.nl.
- Format Veiligheidsplan evenementen.
- Eisen constructies bij evenementen. Bouwkundige eisen van de gemeente voor bijvoorbeeld tribunes, podiums en tenten.
Extra ontheffing of vergunning nodig?
In de volgende situaties hebt u een extra ontheffing vergunning nodig:
U verkoopt alcohol
Dan heeft u een ontheffing nodig van artikel 35 van de Alcoholwet. Meer informatie hierover vindt u op pagina Tijdelijke ontheffing alcohol schenken.
Een evenement op een plaats waar dit niet is toegestaan
Dan heeft u misschien een vergunning nodig voor een Omgevingsplan activiteit. Op de website Regels op de kaart kunt u het omgevingsplan bekijken. Op de website Omgevingsloket kunt u een aanvraag voor een omgevingsvergunning indienen.
Evenement op een provinciale weg
Dan heeft u een omgevingsvergunning van de provincie Fryslân nodig. Deze omgevingsvergunning vraagt u aan via de website van de Provinsje Fryslân.
Evenement op provinciaal vaarwater
Dan heeft u een ontheffing van de vaarwegenverordening nodig. Deze ontheffing vraagt u aan via de website van de Provinsje Fryslân.
Bezoekers parkeren buiten het evenemententerrein
Dan heeft u een parkeerontheffing nodig. Meer informatie vindt u op pagina Parkeren voor bedrijven. Houd er rekening mee dat de binnenstad van Leeuwarden autoluw is. Ga voor meer informatie over de autoluwe binnenstad naar de website Programma Binnenstad.
Kosten
Hoeveel u betaalt, hangt af van het soort evenement. We berekenen de kosten volgens Tarieventabel Algemene Legesverordening.
Vergunningaanvragen waar u niet voor hoeft te betalen
- Voor straatfeesten, wijkfeesten of dorpsfeesten, hoeft u niet te betalen. Wel moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De wijkvereniging, het wijkpanel of de dorpsvereniging organiseert het feest.
- De vergunning voor een straatfeest is aangevraagd door een bewoners. Maar wel namens de andere bewoners van die straat.
- Bij het feest zijn geen gemeentelijke diensten of hulpdiensten nodig.
- De organisatie verwacht per dag minder dan 1000 bezoekers.
- Het feest duurt maximaal 4 dagen.
- Voor sommige activiteiten in een schoolvakantie die voor kinderen worden aangeboden, hoeft u niet te betalen.
- Voor huldigingen van mensen die ook buiten hun eigen woonplaats veel betekenen en alle herdenkingen, hoeft u niet te betalen.
Precario
Als er niet aan de voorwaarden voldaan kan worden, dan moet er precariobelasting betaald worden voor het gebruik maken van gemeentegrond.
Wilt u op de hoogte blijven?
Schrijf u dan in voor onze digitale nieuwsbrief. U ontvangt 3 a 4 keer per jaar een e-mail van ons. Met de digitale nieuwsbrief houden wij u op de hoogte van alle ontwikkelingen rondom evenementenvergunningen in de gemeente Leeuwarden.
Meer informatie over evenementen
Meer informatie vindt u op pagina Evenementen. Bijvoorbeeld over:
- Evenementenkalender.
- Toegankelijkheid van evenementen.
- Locatieprofiel evenementen.
- Verkeersregelaars bij evenementen.
- Overlast door evenementen.
- Evenementen en bescherming van de natuur.
Wet- en regelgeving
De volgende wetten vindt u op de website Overheid.nl (nationaal):
- Algemene wet bestuursrecht
- Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
- Besluit bouwwerken leefomgeving
- Omgevingswet
De volgende regelgeving vindt u op website Overheid.nl (lokaal):
- Algemene Plaatselijke Verordening Leeuwarden
- Beleidsregel evenementen in de open lucht
- Beleidsregel geluid Evenementen in de open lucht 2022
- Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender
- Legesverordening Leeuwarden
- Verordening precariobelasting Leeuwarden