Evenement organiseren

Regels voor een kennisgeving

Een kennisgeving is nodig als het evenement:

• is op werkdagen tussen 7.00 - 23.00 uur;
• is op zaterdag, zondag of dag voor een officiële feestdag tussen 7.00 – 24.00 uur;
• maximaal 1 dag duurt, inclusief op- en afbouw;
• alleen wegen afsluit die niet gebruikt worden voor doorgaand (rijdend) verkeer. Dit zijn bijvoorbeeld doodlopende straten, hofjes, parkeerterreinen, etc.;
• genoeg ruimte vrij laat voor hulpdiensten;
• zorgt dat afzettingen voldoen aan de RAW bepalingen;
• niet verbonden is aan een groter evenement en/of maakt er geen onderdeel van uit;
• maximaal 300 bezoekers en/of deelnemers heeft;
• is geen wedstrijd waarbij mensen en/of dieren gewond kunnen raken;
• plaatst geen obstakels op de weg;
• verkoopt geen alcohol;
• heeft geen inzet van gemeentelijke diensten en/of hulpdiensten nodig;
• is niet op dezelfde dag en locatie als een evenement dat op de Evenementenkalender staat. Of in de buurt van een evenement dat op de Evenementenkalender staat.

Is dit het geval? Dan kan een kennisgeving worden ingediend.

Regels voor een evenementenvergunning

Valt het evenement buiten de regels van een kennisgeving? Dan is een evenementenvergunning nodig.

Een evenementenvergunning is sowieso nodig, als:

• er wordt overnacht;
• het een optocht is met gemotoriseerd verkeer. Bijvoorbeeld met auto’s, trekkers, motoren, brommers;
• het een vechtsportevenement is.

Regels voor een kennisgeving (melding binnen-activiteit)

Een kennisgeving is nodig als het evenement:

• in een gebouw is waar evenementen niet zijn toegestaan
• er binnen 24 uur tussen 50 en 300 bezoekers komen

Is dit het geval? Dan kan een melding binnen-activiteit worden ingediend.

Regels voor een evenementenvergunning

Een evenementenvergunning is nodig als:

• Het evenement in een gebouw is waar evenementen zijn toegestaan. Bijvoorbeeld een theatervoorstelling in een schouwburg. En er komen tegelijk 2000 bezoekers/deelnemers.
• Het evenement is in een gebouw waar evenementen niet zijn toegestaan. En er komen meer dan 300 bezoekers/deelnemers.

Voor sommige gebouwen is een melding brandveilig gebruik (gebruiksmelding) nodig

Bijvoorbeeld voor gebouwen waar meer dan 50 personen tegelijk aanwezig kunnen zijn. De melding brandveilig gebruik moet ook worden ingediend als er wordt overnacht in een gebouw dat daar normaal niet voor wordt gebruikt.

Minimaal 4 weken voor het evenement een kennisgeving indienen

• Een volledige aanvraag is:
   
  • het aanvraagformulier;
  • een situatietekening;
  • de begin- en eindtijd van de op- en afbouw;
  • een covid-19 plan met de indeling en inhoud van het ‘Format covid-19 plan’.

Minimaal 16 weken voor het evenement een evenementenvergunning indienen

• Een volledige aanvraag is:
   
  • het aanvraagformulier;
  • een draaiboek met de indeling en inhoud van ‘Criteria & Handleiding: Draaiboek voor evenementenvergunningen’.
  • een plattegrond met daarop ingetekend de onderdelen uit hoofdstuk 3 van ‘Criteria & Handleiding: Draaiboek voor evenementenvergunningen’.
  • een covid-19 plan met de indeling en inhoud van het ‘Format covid-19 plan’
  • een Veiligheidsplan met de indeling en inhoud van het ‘Format Veiligheidsplan’. Het Veiligheidsplan is alleen nodig bij B- en C-evenementen.

Wordt er alcohol verkocht?

Dan is er een ontheffing artikel 35 Alcoholwet nodig. Meer informatie hierover vindt u op de pagina "Tijdelijke ontheffing alcohol schenken".

Is het evenement op een locatie waar evenementen niet zijn toegestaan?

Dan kan er een omgevingsvergunning strijdig gebruik nodig zijn. Kijk op www.ruimtelijkeplannen.nl voor het bestemmingsplan.

Is het evenement in de buitenlucht?

Dan kan er een ontheffing of vergunning nodig zijn van de Wet natuurbescherming. Deze vraagt u aan bij de Provincie Friesland. U kunt hiervoor de provincie mailen via wnb@fryslan.frl.  

Is het evenement op (een) provinciale weg(en)?

U heeft dan een ontheffing van wegenverordeningen nodig. Deze vraagt u aan bij de Provincie Friesland. 

Is het evenement op provinciaal vaarwater?

U heeft dan een ontheffing van de vaarwegenverordening nodig. Deze vraagt u aan bij de Provincie Friesland. U kunt hiervoor de provincie mailen via provincie@fryslan.frl. Zet in het onderwerp dat het gaat om een ontheffing provinciaal vaarwater.   

Parkeert u buiten het evenemententerrein?

Dan heeft u een parkeerontheffing nodig. Meer informatie hierover vindt u op de pagina "Parkeren voor bedrijven".
Hou er rekening mee dat de binnenstad van Leeuwarden vanaf 20 september 2021 autoluw is. Meer informatie hierover vindt u op de pagina "Autoluwe binnenstad".

Vóór 1 september een verzoek tot plaatsing op de Evenementenkalender indienen

Dit moet in het jaar voordat het evenement staat gepland. Evenementen met minimaal 2000 bezoekers/deelnemers zijn dit verplicht. Alle andere evenementen mogen dit doen. Een verzoek indienen is gratis.

Alle verzoeken toetsen wij aan het Afwegingskader voor verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender

Evenementen met de status van vaste programmering hebben voorrang op andere evenementen.

Uiterlijk in december wordt de Evenementenkalender door de burgemeester vastgesteld

Organisatoren krijgen een brief of het evenement is wel of niet is geplaatst.
Is het evenement geplaatst? Dat betekent dat er rekening wordt gehouden met het evenement op de aangegeven datum, tijd en plaats.

Tijdens het jaar worden er kennisgevingen en aanvragen ingediend die geen verzoek hebben ingediend. Deze evenementen staan niet op deze kalender.

Alle kennisgevingen en verleende evenementenvergunningen worden gepubliceerd via de Huis-aan-huis en mijnoverheid.nl.

Het informatieblad laat zien welke constructieve eisen worden gesteld aan tribunes, podiums, tenten.

Wordt er bij een kennisgeving een tribune, podium en/of tent(en) geplaatst?

Dan is er een melding BGBOP nodig. Bij een aanvraag evenementenvergunning wordt deze automatisch aangevraagd.

• Evenementenvergunning aanvragen (binnen en buiten) inclusief Kennisgeving evenement buitenlocatie 
• Kennisgeving evenement binnenlocatie
• Verzoek tot plaatsing evenementenkalender
• Ontheffing artikel 35 Alcoholwet
• Melding brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Er zijn verschillende soorten verkeersregelaars:

• Beroepsverkeersregelaars (bij tijdelijke verkeersmaatregelen, vanaf 18 jaar).
• Transportbegeleiders (voor het begeleiden van lange, hoge en brede transporten, vanaf 24 jaar).
• Evenementenverkeersregelaars (vanaf 16 jaar).
• Verkeersbrigadiers (oversteekhulp, vanaf 10 jaar).

De inzet van verkeersregelaars wordt eerst bepaald door de organisator zelf

Daarnaast kan ook de politie of afdeling verkeer en vervoer in het advies aangeven dat er (extra) verkeersregelaars moeten worden ingezet. Evenementen waarbij vaak een verkeersregelaar nodig is, zijn bijvoorbeeld optochten, wedstrijden op de weg en andere evenementen waarbij de weg (gedeeltelijk) wordt afgesloten.

Afhankelijk van de locatie van de verkeersregelaar kan besloten worden om een beroepsverkeersregelaar in te zetten. Dit geldt bijvoorbeeld voor kruisingen waar veel verkeersdrukte is.

Het opleiden van verkeersregelaars gebeurt via www.verkeersregelaarsexamen.nl

De Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL) regelt het praktijkexamen voor de beroepsverkeersregelaar. En ze regelen de theorie-instructie voor evenementenverkeersregelaars namens de Politieacademie. Dit gaat via de website.

De organisator meldt de evenementenverkeersregelaars via deze site aan voor de e-learning. Na het volgen van de e-learning geeft de gemeente aanstellingsbesluit af. Dit gebeurt via www.verkeersregelaarsexamen.nl. De beroepsverkeersregelaars kan de organisator inhuren via organisaties die deze medewerkers aanbieden.

Voor vrijwilligersorganisaties is het belangrijk om goed verzekerd te zijn

De gemeente Leeuwarden heeft via Centraal beheer Achmea de VNG vrijwilligersverzekering afgesloten. Het verzekeringspakket, die een ruime dekking biedt aan vrijwilligers, heeft een secundaire werking. Dit houdt in dat wanneer er schade is, deze eerst op een al bestaande verzekering geclaimd moet worden. 

Evenementen kunnen een gratis vermelding krijgen op visitleeuwarden.com

Op www.visitleeuwarden.com/ondernemers lees je meer informatie. En meld het evenement aan. Lokale evenementen, zoals buurtbarbecues worden niet opgenomen op de website.

De locatieprofielen zijn vooral bedoeld als hulpmiddel voor organisatoren van evenementen

Daarom worden in de locatieprofielen naast praktische informatie, ook mogelijkheden en randvoorwaarden benoemd. Meer informatie over locatieprofielen, staat op 'Locatieprofielen evenementen'.

Vanwege de coronapandemie wordt er in 2021 geen kosten in rekening gebracht voor een aanvraag evenementenvergunning

Ook de aanvullende aanvragen (ontheffing artikel 35 Alcoholwet, omgevingsvergunning strijdig gebruik) worden niet in rekening gebracht.

Sommige evenementen zijn sowieso vrijgesteld van kosten voor een aanvraag

Het gaat om straat- wijk- of dorpsfeesten die:

• worden georganiseerd door een wijkvereniging, wijkpanel, dorpsvereniging. Of in het geval van een straatfeest door een particulier die namens de bewoners de aanvraag indient.
• geen inzet van gemeentelijke diensten of hulpdiensten nodig hebben.
• per dag minder dan 1000 bezoekers/deelnemers verwachten
• maximaal 4 dagen duren

Evenementen die worden georganiseerd om activiteiten aan kinderen aan te bieden in de schoolvakanties betalen geen leges. Dat geldt ook voor huldigingen met een bovenlokaal karakter en alle herdenkingen.

• Algemene wet bestuursrecht

• Algemene Plaatselijke Verordening Leeuwarden

• Beleidsregel evenementen in de open lucht

• Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

• Beleidsregel geluid 2018 Evenementen in de open lucht

• Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender

• Legesverordening Leeuwarden

• Verordening precariobelasting Leeuwarden

• Wet natuurbescherming

• Locatieprofiel De Groene Ster

De wet- en regelgeving van de gemeente Leeuwarden kunt u inzien via de landelijke voorziening Overheid.nl. Ga naar Beleid en Regelgeving en klik op "Wettenbak lokaal."