Register van Verwerkingen
Wij houden een lijst bij van alle manieren waarop persoonsgegevens worden gebruikt. In dit register vindt u: welke persoonsgegevens wij bewaren, wat wij met uw gegevens doen, waar uw gegevens vandaan komen en hoe lang wij uw gegevens bewaren.
Verwerkingsregister Gemeente Leeuwarden vanaf 01-06-2021
| Naam afdeling | Verwerking | Verwerkings-omschrijving | Verwerkings-verantwoordelijke | Verwerkings-doeleinden | Rechtmatige grondslag | Categorieën van betrokkenen | Categorieën van persoonsgegevens | Bewaartermijn | Categorieën van ontvangers | Samenwerkende partijen + convenant/ privacy-protocol | Gezamenlijke verantwoordelijkheid |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Griffie | Videoregistratie openbare bijeenkomsten gemeenteraad | Uitzenden van vergaderingen en online beeldverslag bewaren | Raad | Algemeen belang / Openbaar gezag | Gemeentewet art. 23 lid 1. Reglement van Orde art. 27 en art. 50, AVG art. 6 lid 1 onder e AVG | Aanwezigen van de raadsvergaderingen | NAW, audio- en videomateriaal, etniciteit en biometrische gegevens door middel van foto en/of video, politieke opvattingen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Bezoekers openbaar raadsinformatie-systeem, kijkers Omroeporganisatie Leeuwarden en omstreken (Leo), bezoekers archief (digitaal/HCL) | nvt | nvt |
| Griffie | Insprekers / genodigden voor Politiek Podium | Registratie aanmelding insprekers en vermelding in mail aan raad en tijdens bijeenkomst | Raad | Algemeen belang / Openbaar gezag | AVG art. 6, eerste lid onder e Gemeentewet art. 107e Reglement van orde art. 27 | Aanmelder / Genodigde | NAW, telefoon, email, organisatie en alle overige (bijzondere) persoonsgegevens die in de aanmelding zelf staan vermeld. Naam en organisatie wordt openbaar gemaakt | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Alle persoonsinformatie door aanmelder verzonden: Griffie. Naam en organisatie: bezoekers openbaar raadsinformatiesysteem, bezoekers archief (digitaal/HCL) | nvt | nvt |
| Griffie | Verwerken ingekomen stukken | Geanonimiseerde plaatsing op openbare lijst ingekomen stukken. Uitsluitend op expliciet aangeven van de afzender worden persoonsgegevens openbaar gemaakt. | Raad | Wettelijke verplichting | AVG art. 6, eerste lid onder c Gemeentewet art. 107e Reglement van orde van de raad art 12 en 17 | Afzender(s) en eventuele derde-belanghebbenden | Naam, adres, woonplaats (standaard), e-mailadres, telefoonnummer en alle overige (bijzondere) persoonsgegevens die in het ingekomen stuk zelf staan vermeld. | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Bezoekers openbaar raadsinformatiesysteem, bezoekers archief (digitaal/HCL). Alleen raadsleden en fractieassistenten kunnen – op aanvraag – via de griffie inzage krijgen in geanonimiseerde persoonsgegevens. | nvt | nvt |
| Griffie | Verwerken behandelde moties en amendementen | Publicatie en archivering moties en amendementen | Raad | Algemeen belang / Openbaar gezag | AVG art. 6, eerste lid onder e Reglement van orde van de raad art. 27 | Raadsleden en fractie-assistenten | Naam raadslid (en tot invoering AVG: handtekening) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Bezoekers openbaar raadsinformatiesysteem, bezoekers archief (digitaal/HCL) | nvt | nvt |
| Griffie | Presentielijst | Presentielijst bijhouden van aanwezig raadsleden bij raadsvergaderingen. | Raad | Wettelijke verplichting | Gemeentewet art. 20 lid 1 AVG art. 6, eerste lid onder c Reglement van orde van de raad art. 14 | Raadsleden | Naam en handtekening (wordt niet gepubliceerd) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | HCL | nvt | nvt |
| Griffie | Publicatie nevenfuncties | Publiceren andere functies | Raad | Wettelijke verplichting | Kieswet V3 Gemeentewet art. 12 Gedragscode Integriteit art. 2 AVG art. 6, eerste lid onder c | Raadsleden en fractie-assistenten | Naam, functie, organisatie/instelling waar raadslid eventueel werkzaam is + bestuursfuncties en/of vrijwilligerswerk | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Griffie en bezoekers openbaar raadsinformatiesysteem, bezoekers archief (digitaal/HCL) | nvt | nvt |
| Griffie | Publicatie contactgegevens raadsleden en fractieassistenten | Publiceren contactgegevens (zodat inwoners hen kunnen benaderen) | Raad | Algemeen belang / Openbaar gezag | Gemeentewet art. 7 AVG art. 6, eerste lid onder e | Raadsleden en fractie-assistenten | Naam, e-mail, telefoonnummer, sociale media-accounts | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Griffie, bezoekers openbaar raadsinformatiesysteem, bezoekers archief (digitaal/HCL) | nvt | nvt |
| Griffie | Jaarlijkse controle fractievergoedingen | controleren rechtmatige besteding fractiemiddelen | Raad | Algemeen belang / Openbaar gezag | Gemeentewet art. 95 en 96. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers hoofdstuk 3. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning art 12. AVG art. 6, eerste lid onder e | Penningmeesters fracties | Naam en handtekening | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Griffie, accountant, HCL | nvt | nvt |
| Griffie | registeren, bewaren, behandelen, afhandelen, vernietigen van een klacht | afhandelen klacht die gericht is aan griffie of een medewerker daarvan of raadslid | Griffier | Bescherming vitale belangen betrokkene | AWB hoofdstuk 9. Klachtenregeling Leeuwarden. AVG art. 6, eerste lid onder d | indiener, klachtenfunctionaris Gemeente Leeuwarden | NAW, Telefoonnummer, e-mailadres, BSN en alle overige persoonsgegevens die door de indiener worden verstrekt | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Griffie, indiener, HCL | nvt | nvt |
| Concern (FG) | Rechten van betrokkenen | Het beoordelen, behandelen, afwijzen, toekennen en besluiten op aanvragen ten aanzien van de rechten van betrokkenen | Burgemeester c.q. het college van B&W c.q. gemeenteraad (afhankelijk van afdeling waar verzoek zicht op richt) | Wettelijke verplichting | Wettelijke verplichting artikel 15 t/m 22 AVG, artikel 6 eerste lid onder c AVG | Indiener van een verzoek op grond van de AVG | Alle persoonsgegevens die de gemeente (heeft) verwerkt van betrokkene Identificatie-gegevens (Digid) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Privacy jurist; betrokken ambtenaren | nee | nee |
| Concern (FG) | Datalekken | Het beoordelen, behandelen en eventueel doormelden van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene | Burgemeester c.q. het college van B&W c.q. gemeenteraad (afhankelijk van waar het datalek is voorgekomen | Wettelijke verplichting | Artikel 33 AVG, artikel 6 eerste lid onder c AVG | De betrokkene; melder van het datalek | NAW; contactgegevens; onderwerp van het incident Naam; contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Privacy jurist; Privacy contactpersonen; (Chief) Information Security Officer | nee | nee |
| Concern | Digitale handtekening | De authenticiteit waarborgen van gekwalificeerde digitale handtekeningen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet, artikel 6 eerste lid onder c AVG | Medewerkers | Naam | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente | nee | nee |
| Concern | Afhandeling WOB-verzoek | Beoordelen WOB-verzoek, opstellen beschikking, inwinnen zienswijze(n), communicatie met betrokkene(n) | College of burgemeester (afhankelijk van onderwerp) | Wettelijke verplichting | art. 3 jo. 6 WOB, artikel 6 eerste lid onder c AVG | Verzoeker en derde belanghebbende | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerkers, derde belanghebbende | nee | nee |
| Wijkzaken | Ligplaatsen | Het beheren van taken rondom havens zoals ligplaatsbeheer, aanmeervergunningen of innen van havengelden (voor woonschepen en ligplaatsen pleziervaartuigen) | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 5, paragraaf 2 APV Leeuwarden, artikel 6 eerste lid onder c AVG | Eigenaar of huurder van schip | NAW, contactgegevens, bankgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Financiën | nee | nee |
| Wijkzaken | Afhandelen melding openbare ruimte | Het afhandelen van meldingen van incidenten in de openbare ruimte | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 160, eerste lid, Gemeentewet artikel 6, eerste lid onder c AVG | Melders | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Aannemers, behandelaars | nee | nee |
| Wijkzaken | Burgerinitiatief | Initiatieven die door de burgers genomen worden. Denk bijv. aan geveltuinen, boomspiegels, eetbare stad, operatie Steenbreek, Groen café. | College van B&W | Toestemming betrokkene | Verordening burgerinitiatief Gemeente Leeuwarden 2014, artikel 6, eerste lid onder a AVG | Betrokkene | Naam, e-mailadres (soms adres en telefoonnummer). | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene | nee | nee |
| Wijkzaken | Begraafplaats-administratie | Bijhouden van administratie van rechthebbende op grafrechten en van eigenaars van grafmonumenten | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet op Lijkbezorging, Beheer verordening begraafplaatsen Leeuwarden 2015, Uitvoeringsbesluit gemeentelijke begraafplaatsen Leeuwarden, Verordening begraafrechten Leeuwarden 2021, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers, rechthebbenden en eigenaars | NAW, contactgegevens, notarisgegevens (in geval van legaten) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene | nee | nee |
| Wijkzaken | begrafenissen, asbusbijzetting en as verstrooiingen laten plaatsvinden | Aannemen en het laten plaatsvinden van een begrafenis , asbusbijzetting en verstrooiing | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 35 en 56 Wet op de lijkbezorging, Beheer verordening begraafplaatsen Leeuwarden 2015, Uitvoeringsbesluit gemeentelijke begraafplaatsen Leeuwarden, Verordening begraafrechten Leeuwarden 2021, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers, rechthebbenden | NAW, geboortedatum, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene, medewerkers | nee | nee |
| Wijkzaken | vergunning grafkelder | aanvraag, toekennen of afwijzen van een vergunning voor het plaatsen van een grafkelder | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet op Lijkbezorging, Beheer verordening begraafplaatsen Leeuwarden 2015, Uitvoeringsbesluit gemeentelijke begraafplaatsen Leeuwarden, Verordening begraafrechten Leeuwarden 2021, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers, rechthebbenden | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene, medewerkers | nee | nee |
| Wijkzaken | verwijderen grafbedekking | het op verzoek van de rechthebbende verwijderen van de grafbedekking | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet op Lijkbezorging, Beheer verordening begraafplaatsen Leeuwarden 2015, Uitvoeringsbesluit gemeentelijke begraafplaatsen Leeuwarden, Verordening begraafrechten Leeuwarden 2021, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers, rechthebbenden | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene, medewerkers | nee | nee |
| Wijkzaken | opgraven | Opgraven van een lichaam met een vergunning van de burgemeester of met toestemming van de rechthebbende | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 29 wet op de lijkbezorging, art. 6 lid 1 onder c AVG | Aanvragers, rechthebbenden | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene, medewerkers | nee | nee |
| Wijkzaken | ruimen van een graf | ruimen van een graf op last van de houder van de begraafplaats of met toestemming van de rechthebbende van het particuliere graf | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 31 wet op de lijkbezorging, art. 6 lid 1 onder c AVG | Aanvragers, rechthebbenden | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene, medewerkers | nee | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Afvalbeheer | Het beheren van afvalopslag en verwerking | College van B&W | Wettelijke verplichting | titel 10.4 Wet milieubeheer, Afvalstoffenverordening gemeente Leeuwarden, Uitvoeringsbesluit Afvalstoffenverordening gemeente Leeuwarden, art. 6 lid 1 onder c AVG | Ingezetenen van de gemeente; niet-ingezetenen (milieu straat) | Adres, postcode woonplaats (t.b.v. primair proces) NAW, telefoonnummer, e-mailadres (t.b.v. afhandelen meldingen) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Afvalsturing Friesland N.V. (Omrin) | Afvalsturing Friesland N.V. (Omrin), verwerkings-overeenkomst | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Afvalinzameling | Het inzamelen van afval, inclusief route-planning en het plaatsen van officiële inzamelpunten en containers | College van B&W | Wettelijke verplichting | titel 10.4 Wet milieubeheer, Afvalstoffenverordening gemeente Leeuwarden, Uitvoeringsbesluit Afvalstoffenverordening gemeente Leeuwarden, art. 6 lid 1 onder c AVG | Ingezetenen van de gemeente | Adres, postcode woonplaats (t.b.v. primair proces) NAW, telefoonnummer, e-mailadres (t.b.v. afhandelen meldingen) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | N.V. Fryslân Miljeu (Omrin) | N.V. Fryslân Miljeu (Omrin), verwerkings-overeenkomst | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Monumenten | Het registreren of toegankelijk maken van gegevens van gemeentelijke, provinciale en rijksmonumenten, archeologische data of overige cultuurhistorische gegevens ten behoeve van het ontwikkelen van beleid op het gebied van het handhaven, conserveren of ontwikkelen van cultuurhistorische en monumentale objecten en gebieden. | College van B&W | Wettelijke verplichting | Uitvoeringsrichtlijnen Monumentenzorg Leeuwarden (UML), Monumentenwet, Wabo, AWB, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager | NAW, geboortedatum, contactgegevens (alles wat de aanvrager verstrekt). Hierbij kan aanvrager aangeven dat bepaalde informatie niet openbaar gemaakt mag worden. | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | Rijksdienst Cultureel Erfgoed, verwerkings-overeenkomst | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Oud papier subsidie | stimuleren oud papierinzameling door anderen dan gemeente. Doel om papierfractie door voorscheiding uit het restafval te halen | College van B&W | Wettelijke verplichting | subsidieverordening oud papier / ASV, art. 6, eerste lid onder c AVG | contactpersonen inzamelende rechtspersonen | NAW, contactgegevens, bankrekeningnummer bedrijfsmatig, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | Omrin, verwerkings-overeenkomst | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Monumenten-subsidie | met subsidie voor onderhoud de instandhouding van monumenten stimuleren | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 34 Monumentenwet, Verordening Monumenten, ASV, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, contactgegevens, bankrekeningnummer, inkomensgegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | NaN | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Omgevings-vergunningen en -meldingen | verlening van vergunningen en behandeling van meldingen, anders dan die via Publieke Dienstverlening worden verleend | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 2.4 WABO, hoofdstuk 2 bouwverordening, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager, indieners, bezwaarmakers, omwonenden | NAW, contactgegevens, zaakgegevens, KvK-gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Aanvrager, bezwaarmaker, inzage krijger, financieel beheer, uitvoering/ handhaving, regionale uitvoeringsdienst, adviesorganen, welstandscommissie, monumentencommissie, Bibob, kadaster in het kader van WKPB, BAG, BWB, Veiligheids-regio | FUMO, verwerkings-overeenkomst | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Ontheffing geluid | Het beoordelen van een aanvraag voor ontheffing van het verbod op geluidhinder | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 4 Algemene Plaatselijke Verordening, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager | NAW, contactgegevens, geboortegegevens, locatie, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Meldingen/ klachtenbehandeling | Telefonisch, schriftelijk of digitaal meldingen/ klachten van burgers m.b.t. mogelijke illegale situaties in hun omgeving | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 5.2 WABO, Awb, APV, art. 6, eerste lid onder c AVG | Melder | NAW, contactgegevens (i.v.m. terugkoppeling bevindingen) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Ondersteunen van toezicht op grond van de Wet ruimtelijke ordening, wet milieubeheer, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht | uitvoering van toezicht en handhaving om naleving van de wetten te bevorderen en af te dwingen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 7 Wet ruimtelijke ordening, Wet milieubeheer en hoofdstuk 5.3 Wet algemene bepalingen Omgevingsrecht, art. 6, eerste lid onder c AVG | Eigenaren en bewoners | NAW, contactgegevens | 1 jaar | Welstandscommissie, bezwaren-commissie, Politie, Justitie, Rechtbank, Deurwaarders, Provincie, behandelaars, I&M inspectie | FUMO (Verwerkings-overeenkomst), Wetterskip Fryslân | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | duurzaamheids-lening | verstrekken leningen ter bevordering van treffen van duurzaamheids-maatregelen woningeigenaren | College van B&W | Wettelijke verplichting | Verordening duurzaamheidslening gemeente Leeuwarden 2015, art. 6, eerste lid onder c AVG | eigenaren | NAW, financiële gegevens | bepaald door archiefwet | medewerkers en Stimuleringsfonds Volkshuisvesting ( SVn) | SVn verwerkings-overeenkomst | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Duurzaamheid/ Samen besparen | Het verstrekken van subsidies aan aanvrager indien wordt voldaan aan de voorwaarden | College van B&W | Wettelijke verplichting | Titel 4.2 Awb, Algemene Subsidieverordening Leeuwarden 2014-2, Regeling subsidie samen besparen, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, contactgegevens, bankrekeningnummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerkers | nee | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | Bouwkundige aanpassingen i.v.m. WMO | Aanpassen van woning op basis van aanvraag WMO | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 2 WMO, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager | NAW, contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerkers gemeente | nee | nee |
| Bouwen, wonen en milieu | regeling Energiecoach | adviseren en treffen maatregelen energiebesparing bij huishoudingen | College van B&W | Wettelijke verplichting | programma Vol houdbaar Leeuwarden, Nieuw Leeuwarder Bestek 2016 – 2020, art. 6, eerste lid onder c AVG | aanvrager | NAW contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | energiecoaches, medewerkers Oud Oost | nee | nee |
| Ruimtelijke ontwikkeling en inrichting | Terugmelding- en registratie | Het doen van terugmeldingen over gegevens bij twijfel aan de juistheid daarvan | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 Wet BAG, art. 6, eerste lid onder c AVG | Inwoners, medewerkers | Naam, contactgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bij terugmeldingen is adres (betreffende de melding) van belang | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, Kadaster | nee | nee |
| Ruimtelijke ontwikkeling en inrichting | Kadaster | Registratie Kadaster | College van B&W | Wettelijke verplichting | Het aan gemeenten voor hun grondgebied verstrekken van een afschrift van de Basisregistratie Kadaster art. 104 Kadasterwet en verstrekking van persoonsgegevens art. 107c Kadasterwet. Verplicht gebruik authentieke gegevens art. 7k Kadasterwet, authentieke gegevens art. 7f en art. 48 Kadasterwet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Betrokkene | NAW, geslacht, leeftijd | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokkene, gemeente | nee | nee |
| Gebiedszaken | Accommodatie-beheer | Het registreren van huurders, incidentele verhuren, planningen voor seizoenen, tarieven, prijsafspraken en factureren. Het is ook mogelijk om bijv. bezettingsoverzichten en omzetlijsten te genereren voor management doeleinden | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 160 lid 1 sub e Gemeentewet, Art. 6 eerste lid, sub c AVG, Uitvoering grondbeleid / vastgoedbeheer | Betrokkenen | NAW, contactgegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Gebiedszaken | Vastgoed beheer en onderhoud | Het beheren van woningen en ander vastgoed | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 1a eerste lid Woningwet Art. 6 eerste lid sub c AVG | Betrokkenen | NAW, contactgegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Gebiedszaken | Exploitatie grond | Het beheren en exploiteren van gemeentelijke grondeigendommen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 6.12, 2e lid sub a Wro Art. 6 eerste lid sub c AVG | Aanvrager | NAW, KVK-gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, notaris | nee | nee |
| Economische zaken | Beschikkingen | Beslissingen op verzoeken om subsidies in het kader van collegeregelingen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 1 Awb, art. 6 eerste lid sub c AVG | Aanvrager | NAW, KVK-gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerkers | nee | nee |
| HCL | Verwerven | Acquireren van particuliere archieven | College B&W | Gerechtvaardigd belang | Archiefwet, Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018, artikel 6, eerste lid onder f AVG | Actoren in verwervings-proces | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| HCL | Opnemen | Opnemen van archieven en verzamelingen | College B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet (art. 30 jo 32) ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder c AVG | Actoren in verwervings-proces | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| HCL | Toegankelijk maken | Registreren van archieven op niveau van archiefvormer, bestanddeel. Toegangen worden in sommige gevallen inclusief scans van de originelen gepubliceerd via internet | College B&W | Gerechtvaardigd belang | Archiefwet ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018, artikel 6, eerste lid onder f AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s, publiek en onderzoekers | nee | nee |
| HCL | Beheren | Beheren van archieven en verzamelingen | College B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder c AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| HCL | Beschikbaar stellen | Beschikbaar stellen gebeurt via – rechtstreekse toegang tot gevraagde openbare onderdelen van collectie. – verstrekken van informatie uit de openbare onderdelen van de collectie NB! (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen worden niet via Internet gepubliceerd. | College B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018 (gerechtvaardigd belang), art. 6, eerste lid onder c AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens Raadplegers | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s, publiek en onderzoekers | nee | nee |
| HCL | Vernietigen | Dit betreft vernietiging uit overgebracht particulier archief | College B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet, Geldende selectielijsten, Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018, Verklaringen van overbrenging, in bewaargeving of schenking, artikel 6, eerste lid onder c AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens Raadplegers | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s, extern Reiswolf | nee | nee |
| HCL | Dispensatie | Tijdelijk opheffen van beperkingen op de openbaarheid | College B&W | Gerechtvaardigd belang | Archiefwet. Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2018, Gebruikersreglement Historisch Centrum Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder f AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | externe onderzoekers | nee | nee |
| HCL-Semi Statisch Archief | Vernietigen | Vernietiging van dossiers waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken | College B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet (art. 3 jo 5), Geldende selectielijsten, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018 Vernietiging archiefbescheiden – De spelregels, artikel 6, eerste lid onder c AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s, extern Reiswolf | nee | nee |
| HCL-Semi Statisch Archief | Toegankelijk maken | Vastleggen van metadata ten behoeve van toegankelijkheid en beheer. Maken van nieuwe of wijziging op bestaande toegangen | College B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet, Archiefbesluit, Archiefregeling, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder c AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| HCL-Semi Statisch Archief | Opnemen | Overnemen van FBDI van afgesloten dossiers | College B&W | Gerechtvaardigd belang | Archiefwet ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder f AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| HCL-Semi Statisch Archief | Overbrengen | Overbrengen van blijvend te bewaren archiefblokken aan het HCL (archief bewaar plaats) | College B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder c AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| Evenementen en Stadstoezicht | Cameratoezicht (horecagebied) | Voor toezicht in de openbare ruimte met behulp van camera’s | Burgemeester | Algemeen belang / Openbaar gezag | art. 151c lid 8 Gemeentewet jo. art. 2:77 APV Leeuwarden, artikel 6, eerste lid onder e AVG | In beeld gebrachte personen | etniciteit d.m.v. de gemaakte beelden | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Toezichthouders, politie | Ja, convenant met de genoemde externe partijen | nee |
| Evenementen en Stadstoezicht | Toezicht houden op de naleving van wet- en regelgeving en onderliggende vergunningen en eventueel sanctioneren | Verhogen van de leefbaarheid en voorkomen of beperken van overlast dan wel de openbare orde en veiligheid te herstellen. Naleving van vastgestelde wet- en regelgeving is geen vanzelfsprekendheid. Persoonsgegevens worden alleen gebruikt om een persoon/betrokkene/ verdachte (bestuursrechtelijk/ strafrechtelijk) te sanctioneren | Burgemeester/ College B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Gemeentewet, Awb, RVV, Wegenverkeerswet, Wet Administratieve handhaving verkeersvoorschriften, APV, Wabo, Afvalstoffenverordening, Wet Milieubeheer, Drank- en Horecawet, art. 6 eerste lid onder e AVG onder anderen. | Betrokkenen, verdachten | NAW, geslacht, leeftijd, pasfoto (soms) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Intern: gemeente afdelingen. Extern: politie, CJIB, Openbaar Ministerie | Ja, convenant met de genoemde externe partijen | nee |
| Stadstoezicht/ Handhaving | inzetten bodycams | Handhavers van Handhaving van de gemeente Leeuwarden gebruiken bodycams voor het vergroten van hun veiligheid tijdens het werk | Gemeente Leeuwarden (als privaatrechtelijk rechtspersoon) | gerechtvaardigd belang | artikel 6, lid 1, sub f AVG | Handhavers, betrokkenen, verdachten | portret | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Intern: gemeente, afdeling Handhaving. Extern: politie, Openbaar Ministerie, betrokkene of verdachte | nee | nee |
| Publieke Dienstverlening | Balie | Het ondersteunen van dienstverlening aan de balie | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 160 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Burgers | NAW, e-mailadres en mogelijk telefoonnummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Publieke Dienstverlening | Afspraakproces | Het maken van afspraken tussen burgers, bedrijven en ambtenaren. Afspraken kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op het verlenen van diensten op een bepaald tijdstip. Burgers en bedrijven kunnen via voorzieningen binnen de gemeentelijke website zelf afspraken maken | College van B&W | Toestemming betrokkene | Art. 160 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder a AVG | Aanvrager | NAW, BSN (als het nodig is voor dienstverlening) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Publieke Dienstverlening | Betalingen van producten | Financiële transacties die aan de balie worden afgehandeld | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 160 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Burger | Naam + rekeningnummer en soms het adres erbij. (NAW bij offline betalingen) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Publieke Dienstverlening | Online betaling producten en diensten | De mogelijkheid om online te betalen voor aangevraagde of afgenomen producten en diensten (bijv. bij de aanvraag via een e-formulier van een product dat voorafgaand aan levering betaald moet worden) | College van B&W | Toestemming betrokkene | Art. 160 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder a AVG | Burgers | NAW + rekeningnummers en soms adresgegevens van burger (dit is per bank verschillend) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Bedrijfsbureau | Webcare | Monitoren van relevante klantvragen en berichten aan de hand van ingestelde configuratie-gegevens. De toepassing biedt faciliteiten voor medewerkers om te reageren op vragen en berichten via sociale media, websites en nieuwsgroepen | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Art. 160 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder e AVG | Aanvrager, medewerkers | Naam of gebruikersnaam, e-mailadres en mogelijk telefoonnummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Bedrijfsbureau | Web Contentbeheer | Het publiceren van informatie op de gemeentelijke website en het koppelen met functionaliteit van gespecialiseerde systemen | College van B&W | Toestemming betrokkene | Art. 160 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder a AVG | Bestuurders, BABsen Raadsleden | Nieuwe adres (in buitenland) telefoonnummer en emailadres, aangevuld met noodzakelijke informatie uit persoonslijst | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Websitebezoekers | nee | nee |
| Bedrijfsbureau | Dienstverlening via website | Voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. Voor het aanroepen van ontwikkelde formulieren (bijv. t.b.v. voorinvulling van al bekende gegevens), het tijdens invulling gebruik maken van functionaliteit die door andere systemen wordt geleverd en het tijdens invulling realtime opvragen van gegevens die elders zijn opgeslagen | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Art. 160 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder e AVG | Aanvrager, medewerkers | NAW, zaakgegevens, financiële gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Service en Informatie | Callcenter | Het efficiënt verdelen van inkomend telefoonverkeer | College van B&W | Toestemming betrokkene | Interne werkwijze: visie op dienstverlening, Art. 160, eerste lid gemeentewet, art. 6 eerste lid onder a AVG | Betrokkene | NAW, BSN (indien nodig) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Service en Informatie | Gevonden voorwerpen | Het registreren van verloren voorwerpen en het aannemen, beheren en retourneren bij de rechtmatige eigenaar van gevonden voorwerpen. Het component kan een vorm van matching uitvoeren tussen gegevens over verloren en gevonden voorwerpen. Bij voorkeur krijgen burgers via het internet toegang tot het systeem om zelfstandig meldingen te kunnen doen en gegevens te raadplegen | College van B&W | Toestemming betrokkene | Artikel 5:5-5:12 BW, artikel 6, eerste lid onder a AVG | Burgers, medewerkers | NAW, telefoonnummer, e-mailadres, datum, plaats en adres, categorie en waarde gevonden voorwerp, wie bewaart het voorwerp, wel/niet verstrekken gegevens vinder, gegevens bewaarder, datum binnenkomst, gemeente betrokkene, afhandeling, behandelaar, bijzonderheden | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Politie, rechtmatige eigenaar | nee | nee |
| Service en Informatie | Klantcontact-registratie | Klantcontactregistratie, inclusief verrijking van gegevens | College van B&W | Toestemming betrokkene | Art. 160, eerste lid gemeentewet, art. 6 eerste lid onder a AVG | Inwoners | NAW, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Interne medewerkers | nee | nee |
| Service en Informatie | Meldingen woon- en leefomgeving | Het melden van overlast dat wordt ondervonden door burgers van de gemeente | Burgemeester | Toestemming betrokkene | Art. 160, eerste lid gemeentewet, art. 6 eerste lid onder a AVG | Personen die overlast en hinder veroorzaken; Personen die hinder en overlast ervaren | NAW, contactgegevens, strafrechtelijke gegevens, persoonsgegevens over hinderlijk of onrechtmatig gedrag | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente | nee | nee |
| Burgerzaken | Registratie akten burgerlijke stand + huwelijksdossiers + geslachtsnaam-wijziging | Alle processen behorende bij de burgerlijke stand zoals het opmaken van aktes, latere vermeldingen etc. | Ambtenaar van de Burgerlijke Stand (ABS) | Wettelijke verplichting | BW, Besluit Burgerlijke Stand 1994, art. 6, eerste lid onder c AVG | Burgers | NAW, aktenummer, rechtsfeit, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Intern, ministerie van justitie (geslachtsnaam), buitengewone ambtenaren burgerlijke stand, afnemers BRP (bijv. belastingdienst) | nee | nee |
| Burgerzaken | afhandelen verzoeken voor afschrift of uittreksel uit de registers van de burgerlijke stand | afschrift of uittreksel uit gevraagde register verstrekken indien toegestaan. Innen leges tenzij vrijgesteld | Ambtenaar van de Burgerlijke Stand (ABS) | Wettelijke verplichting | artikel 1:23, 1:23a, 1:23 b BW en art. 25 Bbs artikel 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker = belanghebbende met gerechtvaardigd belang. De persoon op wie de akte betrekking heeft | Naam, geboortedatum van persoon op wie het afschrift of uittreksel betrekking heeft en van persoon die aangifte heeft gedaan. Van verzoeker naam en geboortedatum a.d.h.v. een legitimatiebewijs | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | verzoeker = belanghebbende met gerechtvaardigd belang. | nee | nee |
| Burgerzaken | voltrekken huwelijk/ registreren Geregistreerd Partnerschap | huwelijk of partnerschap tussen 2 mensen voltrekken | Ambtenaar van de Burgerlijke Stand (ABS) | Wettelijke verplichting | artikel 1:44 t/m 49a (huw) BW, art. 1:80a lid 5 (GP) BW artikel 6, eerste lid onder c AVG | verzoekers, ouders, getuigen, evt ex-partner(s) en kinderen | voor- en achternamen, geboortedata, geboorteplaats, gegevens van eerdere partners, gegevens van ouders, gegevens van kinderen, gegevens van getuigen en eventueel aanvullende informatie om een huwelijk of partnerschap rechtsgeldig te kunnen voltrekken en een geldige akte op te maken. Kopie van legitimatiebewijs van bruidspaar en getuigen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | verzoeker, BRP, kopieën van legitimatiebewijzen. In geval van onderzoek schijnhuwelijk: Vreemdelingenpolitie, IND | nee | nee |
| Burgerzaken | Omzetten partnerschap in huwelijk | nieuwe akte maken waarin het partnerschap wordt omgezet naar een huwelijk | Ambtenaar van de Burgerlijke Stand (ABS) | Wettelijke verplichting | art. 1: 80g BW artikel 6, eerste lid onder c AVG | verzoekers, ouders | namen, geboortedata, oudergegevens en alle overige vereiste informatie om een geldige akte op te maken | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | BABS, verzoeker, woongemeente | nee | nee |
| Burgerzaken | Voogdij en curatele beschikking | Administratie voogdij en curatele | Ambtenaar van de Burgerlijke Stand (ABS) | Wettelijke verplichting | Voogdij: Boek 1, titel 14, art 247 BW. Curatele: Boek 1, Titel 16 BW, art. 6, eerste lid onder c AVG | Kinderen onder gezag, voogden, onder curatele gestelde, curatoren | NAW, geboortegegevens, gezag en voogdij gegevens en curatele gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Burgerzaken | Behandelen verzoek afstand NL nationaliteit | Afstand NL nationaliteit (voor registratie in BRP en landelijk nationaliteitsregister) | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Rijkswet op het Nederlanderschap, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, geslacht geboortedatum BSN, Contactgegevens, Kopie paspoort/legitimatiebewijzen, | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Immigratie- en Naturalisatiedienst | nee | nee |
| Burgerzaken | Behandelen optieverklaring NL nationaliteit | Verkrijgen van het Nederlanderschap | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Rijkswet op het Nederlanderschap, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, geslacht geboortedatum BSN, Contactgegevens, Kopie paspoort/legitimatiebewijzen, Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Immigratie- en Naturalisatiedienst | nee | nee |
| Burgerzaken | Registratie Naturalisatieverzoeken | Adviseren van minister van justitie in verband met naturalisatie | College van B&W | Wettelijke verplichting | Rijkswet op het Nederland schap, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, verblijfsgegevens, diploma’s, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Intern, IND, afnemers BRP | nee | nee |
| Burgerzaken | Behandelen aanvraag registratie niet ingezetenen (RNI) | Zorgen dat de ingeschreven correct geregistreerd staan in het Register niet Ingeschrevenen | Minister van Binnenlandse Zaken | Wettelijke verplichting | Wet BRP, art. 6 lid 1 onder C AVG | Aanvragers | Naam, geslacht, geboortedatum, BSN, kopieën van paspoort of andere legitimatiebewijzen | Conform gemeentelijke selectielijst | Door de minister van Binnenlandse Zaken aangewezen instanties (belastingdienst, SVB etc.) | nee | nee |
| Burgerzaken | Aanschrijven verlopen reisdocument | Houder informeren dat zijn reisdocument binnenkort verloopt | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland 2001, art. 6, eerste lid onder c AVG | Inwoners | NAW, BSN | Conform gemeentelijke selectielijst | DataB (printwerk/verzending) | nee | nee |
| Burgerzaken | Verstrekking/ wijziging en ontzegging van paspoorten, ID- kaarten, rijbewijzen en ontzegging rijbevoegdheid | Verwerken van documenten aanvragen , wijzigingen en ontzeggingen | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Paspoortwet, PUN 2001, rijbewijswetgeving, Wegenverkeerswet, Wegenverkeersreglement, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, BSN, rijbewijsgegevens, nationaliteit, verblijfsstatus, foto ter identificatie, vingerafdruk | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | CBR, RDW, Politie, Rechtbank, OM, ambassades/ consulaten, andere gemeenten | nee | nee |
| Burgerzaken | Aanvragen verklaring omtrent gedrag | Doorgifte van de aanvraag verklaring omtrent gedrag (VOG) aan Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (Justis) | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, geslacht geboortedatum BSN, Contactgegevens, Kopie paspoort/legitimatiebewijzen | Conform gemeentelijke selectielijst | Dienst Justis | nee | nee |
| Burgerzaken | BRP registratie | Uitvoering van de gemeentelijke taken rondom de registratie van persoonsgegevens | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 1 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | Burgers | Alle opgenomen gegevens in BRP, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, landelijke BRP, alle overheidsorganen en ketenpartners | nee | nee |
| Burgerzaken | Bestuurlijke boete | De boete wordt opgelegd aan degene die verwijtbaar niet heeft voldaan aan de verplichtingen als bedoeld in artikel 4.17 van de Wet BRP of een valse aangifte heeft gedaan | College van B&W | Uitvoering overeenkomst | Regeling Bestuurlijke boete Wet BRP gemeente Leeuwarden, art. 6 lid 1 onder b AVG | Burgers | NAW, geslacht, geboortedatum, BSN | Conform gemeentelijke selectielijst | Financiële Administratie | nee | nee |
| Burgerzaken | Behandelen (hoger) beroepschrift | Toetsing besluitvorming burgerzaken | Burgemeester/ College van B&W | Wettelijke verplichting | Taak algemeen Belang/AWB, art. 6 lid 1 onder c AVG | Burgers | Naam, geslacht, geboortedatum, BSN, contactgegevens | Conform gemeentelijke selectielijst | Justitie | nee | nee |
| Burgerzaken | Register stembureauleden | Het ondersteunen van lokale verkiezingen | Burgemeester/College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel E4 Kieswet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Stembureau-leden | NAW, bankrekeningnummer, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Financiën, stembureau-leden, Procura, medewerkers | nee | nee |
| Burgerzaken | Opleiding stembureauleden | Het (digitaal) verzorgen van een opleiding voor de stembureauleden | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel E4 Kieswet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Stembureau-leden | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | stembureau-leden, medewerkers, opleidingsinstituut | nee | nee |
| Burgerzaken | (vervangende) stempas aan kiesgerechtigden versturen | Op basis van kiezersbestand stempas versturen aan alle kiesgerechtigden | Burgemeester | Wettelijke verplichting | artikel K1 t/m K11 Kieswet; artikel K1 en K2 Kiesbesluit artikel 6, eerste lid onder c AVG | Kiesgerechtigden | NAW, geboortedatum | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | via Procura/DataB (drukker): PostNL/SANDD (verzenden) | nee | nee |
| Burgerzaken | benoemen (tussentijds) gemeenteraadsleden | Maken van de benoemingsbesluiten voor de nieuwe of vervangende raadsleden door openvallen vacature raad | burgemeester in hoedanigheid van voorzitter centraal stembureau | Wettelijke verplichting | art. W1 Kieswet artikel 6, eerste lid onder c AVG | gekozen kandidaat, zittende raadslid en eventueel kandidaat die afziet van benoeming | Naam | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | leden commissie onderzoek geloofsbrieven voorzitter centraal stembureau alle raadsleden Griffie | nee | nee |
| Burgerzaken | Ondersteunings-verklaring | ondersteunings-verklaring checken en bij gemeenteraadsverkiezingen op dag van kandidaatstelling inleveren | Burgemeester | Wettelijke verplichting | art. H4 Kieswet; art. H1 Kiesbesluit artikel 6, eerste lid onder c AVG | kiesgerechtigde | NAW, geboortedatum | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | bestuur van de partij, centraal stembureau | nee | nee |
| Burgerzaken | Aanvraag kiezerspas | Kiezers in staat stellen een kiezerspas aan te vragen om in een andere gemeente te kunnen stemmen | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Kieswet, art. 6, eerste lid onder c AVG | kiesgerechtigde | NAW, geslacht, geboortedatum, BSN | Conform gemeentelijke selectielijst | Stembureauleden, Voorzitter | nee | nee |
| Burgerzaken | Aanvraag volmacht | Kiezers in staat stellen een volmacht aan te vragen | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Kieswet, art. 6, eerste lid onder c AVG | kiesgerechtigde | NAW, geslacht, geboortedatum, BSN | Conform gemeentelijke selectielijst | Medewerkers burgerzaken | nee | nee |
| Burgerzaken | inleveren stempassen van stemmen die zijn uitgebracht, processen-verbaal van stembureau lid, stembiljetten | controleren of processen-verbaal goed zijn ingevuld en alle stempassen en stembiljetten worden ingeleverd | Burgemeester | Wettelijke verplichting | hoofdstuk O en P Kieswet artikel 6, eerste lid onder c AVG | kiesgerechtigde, kandidaten, stembureauleden | NAW, geboortedatum (op stempas) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Processen-verbaal gaan naar Centraal stembureau, verkiezingsuitslag wordt openbaar gemaakt | nee | nee |
| Burgerzaken | inleveren kandidaat lijst | controleren gegevens van de kandidaten | Burgemeester | Wettelijke verplichting | hoofdstuk H Kiesbesluit artikel 6, eerste lid onder c AVG | kandidaten | NAW, nationaliteit | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | alle huishoudens Procura/DataB PostNL | nee | nee |
| Burgerzaken | verstrekken BRP-uittreksels | gevraagde gegevens verstrekken indien toegestaan schriftelijke verstrekkingen aan overheidsorganen, derden en gemachtigden worden geprotocolleerd, innen leges tenzij vrijgesteld | College van B&W | Wettelijke verplichting | art 3.1 – 3.18 en 3.21 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker (betrokkene of derde), eventuele gerelateerde | NAW, geboortedatum en gevraagde én toegestane persoonsgegevens uit de persoonslijst welke op een uittreksel worden vermeld. (bijlage persoonsgegevens in wet BRP, waaronder ook bijzondere persoonsgegevens als BSN kunnen vallen) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | verzoeker in het geval het een derde is Indien er een derde (niet zijnde verzoeker) is die geraadpleegd moet worden i.v.m. geheimhouding, voorafgaand aan besluitvorming | nee | nee |
| Burgerzaken | verhuizen | nieuwe adres in BRP opnemen | College van B&W | Wettelijke verplichting | art 2.4 t/m 2.36 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker en eventuele gezinsleden, verhuurder, toestemmings-verlener, event. derden te weten andere (reeds eerder) ingeschrevenen op het nieuwe adres | NAW (oud en nieuw adres), geboortedatum, emailadres, telefoonnummer, aangevuld met noodzakelijke informatie uit persoonslijst. | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | overheidsorganen en derden (te weten: afnemers van de BRP) | nee | nee |
| Burgerzaken | (her)vestiging | nieuwe inwoner (opnieuw) inschrijven in de BRP | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 2.4 t/m 2.7 en art. 2.38 wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker en eventuele gezinsleden | NAW, geboortedatum en alle overige vereiste informatie uit de persoonslijst | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | overheidsorgaan (afnemer o.b.v. de BRP) | nee | nee |
| Burgerzaken | emigratie | verzoeker uitschrijven uit BRP, gaat naar Register Niet Ingezetenen | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 2.43 / artikel 2.62-2.81 wet BRP (emigreren) + Hoofdstuk 2 afdeling 2 BRP gaat over RNI (uitwisseling met RNI), art. 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker en eventuele gezinsleden | nieuwe adres (in buitenland) telefoonnummer en emailadres, aangevuld met noodzakelijke informatie uit persoonslijst | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | overheidsorgaan, derden (te weten: afnemers van de BRP) | nee | nee |
| Burgerzaken | corrigeren/ actualiseren/ verwijderen BRP (n.a.v. verzoek/ beschikking) | op basis van beschikking rechtbank gewenste aanpassing maken o.b.v. wet en bewijsstukken | College van B&W | Wettelijke verplichting | art 2.25, artikel 2.56 t/m 2.59, wet BRP, HUP (uitvoeringsprocedures van de BRP), art. 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker en eventuele 3e belanghebbende | NAW, telefoonnummer, e-mailadres, datum van huwelijk/ geregistreerd partnerschap (bij naamgebruik), BSN, aangevuld met noodzakelijke informatie uit persoonslijst | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | afnemers, derden | nee | nee |
| Burgerzaken | muteren in de BRP | verwerken van naamswijziging, echtscheiding, geslachtswijzing, erkenning, ontkenning, adoptie, huwelijk vanuit de Burgerlijke Stand naar de BRP | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 1.4 en 2.27 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker en eventuele gerelateerde | NAW, geboortedatum en alle overige vereiste informatie uit de persoonslijst | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | overheidsorgaan (afnemer o.b.v. de BRP) | nee | nee |
| Burgerzaken | aannemen, beoordelen en verwerken buitenlandse akten/ documenten | beoordelen en verwerken buitenlandse akten/ documenten | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 1.4 en 2.8 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | verzoeker en eventuele gerelateerde | NAW, geboortedatum en alle overige vereiste informatie uit de persoonslijst | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | verzoeker | nee | nee |
| Burgerzaken | BRP-onderzoeken instellen | onderzoek instellen en waar nodig opvolging geven aan de uitkomsten van het onderzoek | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 1.4. en art 2.34 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | degene op wie het onderzoek betrekking heeft en eventuele gerelateerde, melder | NAW, geboortedatum en alle overige vereiste informatie uit de persoonslijst, eventueel contactgegevens van de melder | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | degene op wie het onderzoek betrekking heeft, overheidsorgaan (afnemer o.b.v. de BRP), alle (interne/externe) partijen die geraadpleegd worden in het kader van het onderzoek | nee | nee |
| Burgerzaken | Terugmelding- en registratie | Het doen van terugmeldingen over gegevens bij twijfel aan de juistheid daarvan. De medewerkers kunnen, bij twijfel aan de juistheid van gegevens afkomstig uit een basis- of kernregistratie, een terugmelding doen voor de betreffende bronhouder | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Artikel 2.34 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | Betrokkene | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Burgerzaken | Berichten uitwisselen met BRP-netwerk | Het ophalen en versturen van persoons-gerelateerde berichten van/ naar de BRP Mailbox Server. Via het Verzend- en Ontvangststation voor Afnemers (VOA) worden persoons-gerelateerde berichten uitgewisseld met de BRP Mailbox-server | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 1.10 Wet BRP, art. 6, eerste lid onder c AVG | Burgers | Alle opgenomen gegevens in BRP, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, landelijke BRP, alle overheidsorganen en ketenpartners | nee | nee |
| Inkomen | Budgetbeheer | Component voor budgetadvies en schuldhulp-verlening | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 8 Wet Gemeentelijke schuldhulpverlening jo art. 57 sub b Participatiewet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers, door rechter bepaalde beschermingsbewind benodigde. | NAW, financiële gegevens, gegevens schuldeisers, BSN, medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | BBR, deurwaarders, incassobureaus, rechtbank, raad voor de rechtsbijstand, inzage in rechtbankverslag, maatschappelijk werk | nee | nee |
| Inkomen | Beheren van schuldhulp-verlening | Component om de schulden van personen te kunnen administreren | College van B&W | Wettelijke verplichting | Verordening Kaderstelling schuldhulpverlening WSNP, art. 6 en 8 Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager | NAW, contactgegevens, financiële gegevens, arbeid gegevens, beoordeling zelfredzaamheid, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Inkomen | Iedereen Financieel fit | Component voor budgetadvies en schuldhulp-verlening | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 2 jo 8 Wet op de Gemeentelijke Schuldhulpverlening, art. 6, eerste lid onder c AVG | Schuldenaars en schuldeisers | NAW, contactgegevens, schuldenproblematiek (bij wie en welk bedrag) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Amaryllis | BKR is verwerker | nee |
| Inkomen | Schulden in een vroeg stadium aanpakken | Vroeg signalering problematiek, voorkoming van verdere problematiek | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 2 Wet Gemeentelijke schuldhulpverlening, (Convenant), art. 6, eerste lid onder c AVG | Bewoners met schulden | NAW, contactgegevens, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Nutsbedrijven, medewerkers | ja | nee |
| Inkomen | Sociale Wijkteams | Voortraject schuldhulp-verlening | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 2 jo art. 3 Gemeentelijke schuldhulpverlening, art. 6, eerste lid onder c AVG | Bewoners met schulden | NAW, contactgegevens, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Nutsbedrijven, medewerkers | ja | nee |
| Inkomen | Inkomensvoorziening; beheren van leveren inkomensondersteuning | Werkzaamheden ondersteunen die nodig zijn voor het uitvoeren van de Participatie-wet zoals het behandelen van uitkeringsaanvragen, verstrekken van uitkeringen en toezien op de rechtmatigheid van gebruik | College van B&W | Wettelijke verplichting | AVG art. 6 lid 1 onder e, Participatiewet artikel 53a, 64,Wet Suwi art. 62, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager, onderhoudsplichtigen, inwonende | Financiële gegevens, strafrechtelijke gegevens, medische gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Partijen als bedoeld in art 67 lid 1 Pw | ja | nee |
| Inkomen | Minimaregeling | Regelingen voor inwoners met een laag inkomen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 53a jo 62 Participatiewet, art. 5.1.1 WMO, AVG art. 6 lid 1 onder c | Aanvragers, bewoners Leeuwarden | NAW, contactgegevens, bankrekeningnummer, inkomen, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Inkomen | Bijstandsverlening/ uitkeringen aanvraag | Levensonderhoud Participatiewet | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofstuk 5 en 6 Participatiewet, IOAW, AVG art. 6 lid 1 onder c | Aanvragers | naam , adres, woonplaats, bank/giro nummer(s) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Inkomen | Bijstandsverlening/ uitkeringen onderhoud | Vaststelling beslag vrije voet | College van B&W | Wettelijke verplichting | AVG art. 6 lid 1 onder c, Participatiewet artikel 53a, 64,Wet Suwi art. 62, art. 6, eerste lid onder c AVG | Uitkeringsgerechtigden | Naam, adres, woonplaats, bank/giro nummer(s) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Inkomen | Bijstandsverlening/ uitkeringen beëindiging | Beëindigings-onderzoek Participatiewet Levensonderhoud | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 54 Participatiewet, art. 17 IOAW, AVG art. 6 lid 1 onder c | Uitkeringsgerechtigden | Naam, adres, woonplaats, bank/giro nummer(s) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Wmo | Zorgkosten Wmo (in de vorm van Zin/PGB) en meldingen aan het CAK i.v.m. bepalen eigen bijdrage zorgontvanger | Uitvoering van interne controles conform het VIC Uitvoeringplan op de door de gemeente Leeuwarden uitgevoerde bedrijfsproces Wmo en verantwoording voor accountants | College van B&W | Wettelijke verplichting | Diverse wet- en regelgeving (o.a. Wmo, Jeugdwet, Participatiewet) en de richtlijnen BBV. (Art. 160 Gemeentewet jo art. 28 Financiële Verordening Leeuwarden 2017, art. 6, eerste lid onder c AVG | Bewoners van gemeente Leeuwarden en/of Friesland die een zorgbehoefte hebben aangegeven bij de gemeente Leeuwarden en/of andere Friese gemeenten welke onder SDF vallen. Daarnaast de gecontracteerde zorgaanbieders voor lokale en regionale zorg | Van de bewoner; BSN, NAW, geboortedatum, huwelijk/partnerschap/echtscheiding-/ kind gegevens, gegevens voor: vaststellen recht op zorg (beschikking, directe verwijzingen, verzoek om toewijzing zorg, zwaarwegend advies indien voorhanden in Mens Centraal evt. mailwisseling) Van ZAB; bankrekeningnummer, contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Doorgifte aan: Leeuwarden, SDF, Friese gemeenten, SVB (budgetten), CAK (bestedingen), zorgaanbieders (betalingen), Amarayllis, Publieke dienstverlening | ja | nee |
| Wmo | Medische advisering bij zorgaanvraag | Het inkopen van sociaal medische advisering heeft als doel de beschikbaarheid van specialistische kennis die nodig is voor de afhandeling van zorgaanvragen, voor zover dit nog niet beschikbaar is bij de eigen organisatie van de gemeente, te waarborgen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 2.3.2 jo 5.1.1 jo 2.1.3 Wmo, art. 11 Verordening Wmo 2019-2 Gemeente Leeuwarden, art. 2.9 jo 7.4.0 Jeugdwet, art. 12 Verordening Jeugdhulp 2019 Gemeente Leeuwarden, Participatiewet (Verordening Gemeente Participatiewet spreekt over UWV, dit is nog niet opgenomen in het register), art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager Wmo of jeugd-voorziening. Aanvraag voor voorziening vanuit Participatiewet | NAW, contactgegevens, medische gegevens blijven bij Argonaut. Een uitwerking van deze gegevens – binnen de grenzen van de bescherming van medische gegevens van de bewoner (lees: contact tussen arts en cliënt)- worden via een advies-rapportage aan de gemeente verstrekt via een beveiligde applicatie. | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | Er is een contract met daarbij behorende werkafspraken opgesteld waarin de werkwijze en de vorm van de gegevens is opgenomen. | nee |
| Wmo | Voortraject onderzoek hulpvraag cliënt | Goed onderzoek, ondersteuning geven die nodig is, zwaarwegend adviseren | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 2.3.2 en art. 5.1.1 Wmo + (wellicht ten overvloede) art. 3 Verordening Wmo 2018 gemeente Leeuwarden, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager | NAW, contactgegevens, BSN, medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, aanvragers | ja | nee |
| Wmo | Component voor uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning | Besluit op Wmo aanvraag, financiering en inzet voorziening | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 2.3.5 en 2.3.6 jo. 5.1.1 WMO + (wellicht ten overvloede) art. 3 Verordening Wmo 2018 gemeente Leeuwarden, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager gemachtigde | NAW, BSN, Persoonlijke omstandigheden, financiële gegevens, medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, aanvragers | ja | nee |
| Wmo | Casuïstiek bespreken WMO | Het bespreken van casussen omtrent de WMO zaken | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 2.1.1 jo. 5.1.1 WMO + (wellicht ten overvloede) art. 3 Verordening Wmo 2018 gemeente Leeuwarden | Aanvrager | NAW, persoonlijke omstandigheden, BSN, medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | ja | nee |
| Wmo | Beheren voorzieningen-verstrekkingen (WMO) | De component ondersteunt de werkzaamheden die worden uitgevoerd ten behoeve van de Wmo zoals het in behandeling nemen van aanvragen, treffen van beschikkingen en het betalen van zorgaanbieders voor verleende diensten | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 2.3.5 en 2.3.6 jo. 5.1.1 Wmo + (wellicht ten overvloede) art. 3 Verordening Wmo 2018 gemeente Leeuwarden, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager | NAW BSN Financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, aanvragers | nee | nee |
| Jeugd | Toekennen Jeugdvoorziening | Voorzien in jeugdhulp op grond van landelijke en lokale regelgeving | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 2 Jeugdwet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager (en ouders) | NAW, geboortedatum, geboorteplaats, doorverwijzing, zorgmelding, BSN, medische gegevens, inhoudelijke motivatie voor jeugdzorgvoorziening | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Jeugd | Jeugdzorg | Bespreken casuïstiek Jeugd | College van B&W | Bescherming vitale belangen betrokkene | Art. 2.3 JW, art. 7.4.0 JW, Verordening Jeugdhulp 2019 gemeente Leeuwarden, art. 6, eerste lid onder d AVG | Aanvrager (en ouders) | NAW, geboortedatum, geboorteplaats, doorverwijzing, zorgmelding, BSN, medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Jeugd | Zorgkosten Jeugd (in de vorm van Zin/PGB) en meldingen aan het CAK i.v.m. bepalen eigen bijdrage zorgontvanger | Het controleren van ingediende zorgdeclaraties en zorgfacturen (door gecertificeerde zorginstellingen) en indien akkoord uitbetalen van beide. De controle doen we aan de hand van de toekenning van het recht op zorg door middel van een zorgtoewijzing/ beschikking. De gegevens in de declaratie moeten overeenkomen met de toegekende zorg | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 8 Jeugdwet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Inwoners van de gemeente Leeuwarden (Jeugd), provincie Fryslân, Jeugdigen van SDF gemeenten (de gemeenten waarvoor wij de declaratief-handeling verzorgen) die zorg nodig hebben. Zorggerechtigden waarvan de gezaghebbende in Leeuwarden of de SDF gemeenten woont. Zorgaanbieders, Amaryllis, Publieke dienstverlening, CAK, SVB | NAW, contact-gegevens, geboortedatum, bankrekeningnummer (PGB’s die door Leeuwarden worden uitbetaald, i.p.v. SVB), gegevens gezinssamenstelling (evt. zorg die verleend wordt, gegevens voogd (bij minderjarigen), declaraties van zorgkosten, zorgindicaties, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Jeugd | Medische advisering bij zorgaanvraag | Het inkopen van sociaal medische advisering heeft als doel de beschikbaarheid van specialistische kennis die nodig is voor de afhandeling van zorgaanvragen, voor zover dit nog niet beschikbaar is bij de eigen organisatie van de gemeente, te waarborgen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 2.9 jo 7.4.0 Jeugdwet, art. 12 Verordening Jeugdhulp 2019 Gemeente Leeuwarden, Participatiewet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager jeugdvoorziening. Aanvraag voor voorziening vanuit Participatiewet | NAW, contactgegevens, medische gegevens blijven bij Argonaut. Een uitwerking van deze gegevens – binnen de grenzen van de bescherming van medische gegevens van de bewoner (lees: contact tussen arts en cliënt)- worden via een advies-rapportage aan de gemeente verstrekt via een beveiligde applicatie | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | Er is een contract met daarbij behorende werkafspraken opgesteld waarin de werkwijze en de vorm van de gegevens is opgenomen. | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | Gehandicapten-parkeerplaatsen | Voor de ondersteuning van parkeerbeheer door het aanleggen, beheren en exploiteren van parkeerplaatsen en parkeergarages | College van B&W | Wettelijke verplichting | WVW, Parkeerverordening 2018, : Gemeentewet art. 147 lid 1, 149, 225, 228, Wegenverkeerswet 1994 art. 2a, AWB art 4 art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, geboortegegevens, contactgegevens, autogegevens, BSN, gehandicaptenparkeerkaart | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Financiën, politie, operationeel beheer, Staatscourant | nee | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | Gehandicapten-parkeerkaarten | Uitvoering regeling gehandicapten-parkeerkaart en -plaats | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 1 jo 3 Regeling gehandicaptenparkeerkaart, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, geboortegegevens, autogegevens, Kopie rijbewijs, eventuele medische keuringsgegevens, pasfoto, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Keuringsarts, Financiën, RDW, handhavers | nee | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | Ligplaatsvergunning | Dit werkproces betreft het behandelen van een aanvraag voor een ligplaatsvergunning. Deze vergunning geeft toestemming voor het afmeren van een vaartuig op een vaste plek. De vergunning is persoons-, ligplaats- en vaartuig gebonden | College van B&W | Wettelijke verplichting | Afdeling 6 Algemene Plaatselijke Verordening, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, contactgegevens, geboortegegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, welstandscommissie | nee | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | Parkeervergunning/ parkeerontheffing | Dit werkproces betreft het beoordelen, afgeven of afwijzen van een aanvraag voor een parkeervergunning of parkeerontheffing | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 7 Wegenverkeerswet 1994, Reglement verkeersregels en verkeerstekend, Art. 3 Parkeerverordening, Bijzondere wetten, APV (lokale wet- en regelgeving), art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, contactgegevens, geboortegegevens, kenteken, locatie (evt. KvK), BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, Stadstoezicht; toezichthouders, verkeer en vervoer | nee | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | APV-vergunningen | Behandelen van APV aanvragen en ontheffingen | College van B&W | Wettelijke verplichting | APV, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, geboortegegevens, bij natuurlijke personen, telefoonnummer, mailadres, organisatie die wordt vertegenwoordigd, vergunning- of ontheffing soort, adviezen brandweer, politie, Veiligheidsregio Friesland, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Hulpverleningsdiensten, Veiligheidsregio Friesland, Politie, medewerkers, Belanghebbenden | nee | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | Omgevings-vergunningen en -meldingen | verlening van vergunningen en behandeling van meldingen, anders dan die via Bouwen, Wonen en Milieu worden verleend, om regels van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en uitvoeringsbesluiten uit te voeren | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 2 WABO, hoofdstuk 2 bouwverordening, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager, indieners, bezwaarmakers, omwonenden | NAW, contactgegevens, zaakgegevens, KvK-gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Aanvrager, bezwaarmaker, inzage krijger, financieel beheer, uitvoering/ handhaving, regionale uitvoeringsdienst, adviesorganen, welstandscommissie, monumentencommissie, Bibob, kadaster in het kader van Wkpb, BAG, BWB, Veiligheidsregio | FUMO, verwerkingsovereenkomst | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | Drank en horeca-vergunning | Vergunningverlening horeca | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 3 jo hoofdstuk 4 Drank- en horecawet, Wet Bibob, art. 6, eerste lid onder c AVG | Ondernemers, beheerders en bedrijfsleiders van de inrichtingen en organisatoren, justitiële informatiedienst, landelijk bureau Bibob | NAW, contactgegevens, geboortegegevens, KVK gegevens, arbeidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, politiegegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Politie, medewerkers | nee | nee |
| Vergunningen en leefomgeving | Aanvraag vergunning tot tijdelijke verhuur van leegstaande woonruimte | Het tijdelijk verhuren van leegstaande woonruimte op basis van de Leegstandwet | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 15 jo 16 Leegstandwet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager | NAW, geboortegegevens, contactgegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| PO&O – Arbo-Unit | Gemeentelijke agressie incidenten-registratie | Het registreren van agressie en geweld tegen ambtenaren met een publieke taak | College van B&W | Wettelijke verplichting | Arbeidsomstandigheden besluit art. 2.15 + evt. art. 7:658 BW, art. 6, eerste lid onder c AVG | Medewerkers, agressors, getuigen en behandelaars | NAW en geboortedatum, biometrische gegevens d.m.v. foto’s en beelden in geval van handhaving gebouwverbod, persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Leidinggevende, Agressie-coördinator afhandelaars en politie | Arbo-Unit, Openbare Orde en Veiligheid, Politie volgens Privacy protocol | nee |
| PO&O – Arbo-Unit | Toegang ontzeggingen gemeentelijke gebouwen | ontzeggen toegang tot locaties gebouwen en ruimtes | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Intern beheer – Agressie protocol, art. 6, eerste lid onder e AVG | Ontzegden | NAW gegevens en geboortedatum, identificerende foto | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Leidinggevende, Agressie-coördinator afhandelaars en politie | Arbo-Unit, Openbare Orde en Veiligheid, Politie volgens Privacy protocol | nee |
| PO&O – Arbo-Unit | Cameratoezicht in gemeentelijke ruimten | Toezicht in de gemeentelijke ruimten met behulp van camera’s voor de beveiliging van personen, gebouwen, terreinen en zaken die aan de zorg van de gemeente zijn toevertrouwd. De beelden worden alleen na een incidentmelding bekeken. | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Intern beheer – Agressie protocol, art. 6, eerste lid onder e AVG, art. 33 lid 2 sub b UAVG | In beeld gebrachte personen | Biometrische gegevens d.m.v. de gemaakte beelden | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Agressie coördinator en zo nodig politie | Arbo-Unit, Openbare Orde en Veiligheid, Politie volgens Privacy protocol | nee |
| P&O | Personeelsdossier | Het administreren en managen van medewerkers. Bijv. via het ondersteuning diverse HR-processen zoals werving en aanstelling, beoordelen en belonen, registreren van behaalde diploma’s, certificaten, gevolgde trainingen, verwerken van overige mutaties, bijhouden van verzuim en verlof en overzichten met management-informatie | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160 Gemeentewet, artikel 125 Ambtenarenwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | (ex) Medewerkers | NAW, sollicitatiegegevens, BSN verzekeringen, nevenfuncties, functionele gegevens, medische gegevens, kopie ID bewijs financiële gegevens, verzuim-gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Personeelszaken, leidinggevenden | nee | nee |
| P&O | Werving en selectie | Registreren en verwerken van sollicitaties n.a.v. opengestelde vacatures (interne en externe vacatures) | College van B&W | Toestemming betrokkene | artikel 160 Gemeentewet, artikel 125 Ambtenarenwet artikel 6, eerste lid onder a AVG | Sollicitanten/potentiële medewerkers van de gemeente Leeuwarden | NAW gegevens, contactgegevens, ervaring en opleiding, foto, profielgegevens, CV | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, manager afdeling, medewerkers die betrokken zijn bij de gesprekken | nee | nee |
| P&O | Aangaan stageovereenkomst | Het faciliteren van een stagiair om zijn stage binnen de organisatie te vervullen/ bijdragen aan de realisering van de doelen van het onderwijs en de stagiair (beroepskeuze en integratie van beroep en praktijk) | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 6 lid 1 onder c AVG | Stagiaires | NAW gegevens, contactgegevens, BSN, ID bewijs, VOG | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, manager, afdeling stage | nee | nee |
| P&O | Behandeling bezwaarschriften en ambtelijke ondersteuning bezwarenadvies-commissie personele zaken (O&T secretaris) | Behandeling bezwaarschriften en ambtelijke ondersteuning bezwarenadvies-commissie personele zaken (inclusief verslaglegging hoorzittingen, opstellen adviezen). Registratie overzicht bezwaarschriften t.b.v. bewaken termijnen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 en 7 Algemene wet bestuursrecht, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers, klager | NAW gegevens, contactgegevens, gegevens omtrent bezwaar | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Leden van de personele kamer, interne jurist, huisadvocaat, HRM-adviseur | nee | nee |
| P&O | Besluitvorming met betrekking tot bezwaar (P&O verweerder) | Voorbereiden collegestukken met betrekking tot besluitvorming op bezwaar | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 en 7 Algemene wet bestuursrecht, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers, klager | NAW gegevens, contactgegevens, gegevens omtrent bezwaar inclusief besluit | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Leden van de personele kamer, interne jurist, huisadvocaat, HRM-adviseur | nee | nee |
| P&O | Behandeling beroep en hoger beroep | Behandeling beroep en hoger beroep in personele aangelegenheden bij de bestuursrechter (verzamelen dan wel vervaardigen van relevante stukken t.b.v. dossier, opstellen verweerschriften, correspondentie met rechtbank en Centrale Raad van Beroep etc.) | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 en 7 Algemene wet bestuursrecht, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers, klager | NAW gegevens, contactgegevens, gegevens omtrent de klacht inclusief besluit | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Leden van de personele kamer, interne jurist, huisadvocaat, Bestuursrechter | nee | nee |
| P&O | Uitvoering primaire arbeidsvoorwaarden | Betaling van loon, vergoedingen en uitkeringen aan medewerkers | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 125 Ambtenarenwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers | NAW gegevens, contactgegevens, BSN, personeels-nummer, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | (UWV, Belastingdienst, ABP), medewerker, medewerkers PO&O, medewerkers salarisadministratie | nee | nee |
| P&O | Inzageverzoeken in personeelsdossier (door betrokken medewerker), medewerker heeft ten alle tijden digitaal inzage in eigen dossier | Verstrekken van informatie uit het personeelsdossier aan de betrokken medewerker | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 35 Wbp artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers | NAW gegevens, contactgegevens, BSN, ID bewijs, personeelsnummer, financiële gegevens, beoordelingen, gegevens dienstverband, gegevens over kennis en ervaring, gegevens ziekteverzuim | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerker die inzage verlangt | nee | nee |
| P&O | Informatieverstrekking t.b.v. bedrijfsvoering | Verstrekken van informatie t.b.v. bedrijfsvoering aan directie en management | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 6, lid 1 onder c AVG, art. 89 AVG | Werknemers | NAW gegevens, functie, gegevens omtrent dienstverband | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, teammanager, directieleden | nee | nee |
| P&O | Het registreren, onderzoeken en afhandelen van integriteits-meldingen | Registratie en afhandeling van integriteits-meldingen door de vertrouwenspersoon Integriteit | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160 Gemeentewet, artikel 125quater Ambtenarenwet, Integriteitsbeleid gemeente Leeuwarden artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers, melder integriteits-kwestie | NAW gegevens, contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Vertrouwenspersoon | nee | nee |
| P&O | Vertrekregeling | Onderhandelen over en vastleggen van afspraken omtrent ontslag, ter beëindiging van aanstelling | College van B&W | Uitvoering overeenkomst | artikel 6 lid 1 onder b AVG | Werknemers | NAW gegevens, contactgegevens, maatwerkafspraken, historische gegevens, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, teammanager, College van B&W, directie | nee | nee |
| P&O | Registratie nevenwerkzaamheden en financiële belangen | Procedure melding en registratie van nevenwerkzaamheden | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160 Gemeentewet, artikel 125quater Ambtenarenwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers, Griffier | NAW gegevens, contactgegevens, nevenwerkzaamheden | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO | nee | nee |
| P&O | Functiebeschrijving en -waardering | Inrichten organisatie door het vaststellen van binnen de gemeente te bekleden functies en deze middels een functie-waarderings-systeem te waarderen. Vastgestelde functies inclusief waardering worden geregistreerd in applicatie. In applicatie worden personen aan functies gekoppeld, dit betreft enkel personen die een aanstellingen hebben/krijgen en niet voor extern personeel | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 125 Ambtenarenwet artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers | NAW gegevens, contactgegevens, (concept)functieomschrijving, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, teammanager, externe deskundigen, toetsingscommissie, directie | nee | nee |
| P&O | Registratie ingehuurde, externe medewerkers | Registratie gegevens externe medewerker zodat een inhuur-overeenkomst kan worden aangegaan en dat de externe medewerker toegang krijgt tot het gebouw en de systemen | College van B&W | Wettelijke verplichting | art 6 lid 1 sub c AVG en artikel 1 van de Uitvoeringsregeling WABB (voor zover het gebruik BSN betreft) | Externe medewerkers | NAW gegevens, contactgegevens, BSN, ID bewijs | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente Leeuwarden, leidinggevende betreffende afdeling | nee | nee |
| P&O | Indiensttreding nieuwe vaste en tijdelijke medewerkers, projectaanstellingen | Registratie gegevens medewerkers en archiveren in personeelsdossier, waarmee we voldoen aan wettelijke fiscale en SZ-eisen (belasting, premie WIA, WW), aan gemeentelijk arbeidsvoorwaardenbeleid (ARGA), uitvoering arbeidsvoorwaarden en pensioen (ABP) | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 125 Ambtenarenwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers | NAW gegevens, contactgegevens, BSN, ID bewijs, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, teammanager werknemer | nee | nee |
| P&O | Uitkering aanvragen | Uitkeringsgerechtigden verzilveren WIA, Ziektewet, WW | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet Arbeid en zorg art. 3.7 e.v.; Ziektewet art. 19 e.v. artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers die een uitkering aanvragen | NAW, contact-gegevens, medische gegevens, historische gegevens, dienstverband, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | UWV, arbodienst | nee | nee |
| P&O | Faciliteren OV-cards medewerkers | Registratie van personeelsgegevens t.b.v. aanvragen NS-businesscards | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers die gebruik maken van de arbeidsvoorwaarden | NAW gegevens, contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO | nee | nee |
| P&O | Arbeidsongeschiktheidsverzekering | Faciliteren betalingen arbeids-ongeschiktheids-verzekering medewerker | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 6 lid 1 onder c AVG | Werknemers die arbeidsongeschikt zijn | NAW gegevens, contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO | nee | nee |
| P&O | Loonbeslagen | Verwerken en uitvoeren loonbeslagen | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 475 Rv artikel 6, eerste lid onder c AVG | Werknemers die loonbeslag opgelegd hebben gekregen | NAW gegevens, contactgegevens, gegevens omtrent loonbeslag | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, teammanager afdeling | nee | nee |
| P&O | Neveninkomsten college | Registratie en verwerking gegevens in verband met neveninkomsten collegeleden | College van B&W | Wettelijke verplichting | Gemeentewet art. 44 en 66; Rechtspositiebesluit burgemeesters art 14c, Rechtspositiebesluit wethouders art. 4b artikel 6, eerste lid onder c AVG | Collegeleden | NAW gegevens, contactgegevens, gegevens omtrent neveninkomsten | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO | nee | nee |
| P&O | Pensioen uitkering (oud) wethouders | Aanvragen pensioenberekening | College van B&W | Wettelijke verplichting | Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers art. 131 e.v. artikel 6, eerste lid onder c AVG | Publieke ambtsdragers | NAW gegevens, contactgegevens, gegevens omtrent pensioen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, pensioenfonds | nee | nee |
| P&O | Invulling geven aan goed werkgeverschap | Het versturen van attenties bij verjaardagen/ ziekte/ overlijden in familie/ jubilea/ talent award | College van B&W | Gerechtvaardigd belang | artikel 6 lid 1 onder f AVG | Werknemers | NAW gegevens, contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, medewerkers afdeling betreffende werknemer | nee | nee |
| P&O | Begeleiding inzake zieke medewerkers | Uitvoeren acties verzuimbegeleiding (wet Verbetering Poortwachter) tot mogelijke WIA-aanvraag op basis van verzuim-registratie | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikelen 13 en 14 Arbeidsomstandighedenwet Wet Verbetering Poortwachter, artikel 6, lid 1 onder c AVG | Zieke werknemers | NAW gegevens, contactgegevens, medische gegevens (alleen bekend bij arbodienst), gespreksnotities met manager | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, arbodienst | nee | nee |
| P&O | Bedrijfszorg-pakket | Aanvraag bedrijfszorg, om medewerker te faciliteren in maatregelen ter voorkoming van verzuim of bevordering van herstel | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 6 lid 1 onder a AVG | Werknemers | NAW gegevens, personeels-nummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers PO, teammanager | nee | nee |
| Belastingen | Heffingen en invorderings-administratie | Het heffen en innen van gemeentelijke belastingen, leges en retributies | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 220-229b, art. 231 Gemeentewet, juncto art. 47-51 AWR, art. 31 en 37b wet WOZ, art. 6 lid 1 onder c AVG, Gemeentelijke belastingverordeningen, AWB, Invorderingswet 1990, Kostenwet invordering, Rijksbelastingen, WWB c.a. | Belastingplichtigen, aanvragers | NAW, bankrekeningnummer, inkomensgegevens, houden van een hond | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | RBD, waterschap | nee | nee |
| Belastingen | kwijtschelden | Het registeren en toetsen van kwijtscheldings-verzoeken gemeentelijke heffingen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 26 Invorderingswet 1990 en uitvoeringsregelingen, Kwijtscheldingsbesluit, Leidraad invordering 2008, Artikel 255 Gemeentewet art. 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW, geboortegegevens, financiële gegevens, autogegevens, zorgverzekering, hypotheek, werkgever | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Inlichtingenbureau | nee | nee |
| Belastingen | Uitvoeren WOZ | Het bepalen en vastleggen van de waarde van onroerende zaken | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 220 – 229b, art. 231 Gemeentewet juncto art. 47-51 AWR (inlichtingenplicht); art. 31 Wet WOZ, artikel 37b wet WOZ (levering gegevens aan LV-WOZ) art. 6, eerste lid onder c AVG | Eigenaar/ gebruiker onroerende zaken | NAW, contactgegevens, objectgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Waterschap, Belastingdienst, Waarderings-kamer | Woning-coöperaties | nee |
| Facilitair beheer en documentaire informatie | Beheren | Het systematisch beheren en onderhouden van analoge informatieobjecten in de dynamische fase tot overbrenging | College van B&W | Wettelijke verplichting | Archiefwet, Archiefbesluit, Archiefregeling, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, geldende selectielijsten, art. 6, eerste lid onder c AVG | Afzenders, geadresseerden, behandelaars | vastgelegde NAW Persoonsgegevens, registratienummer BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Interne behandelaars, raadplegers | nee | nee |
| Facilitair beheer en documentaire informatie | Digitalisering | Het digitaliseren van gegevens van een analoge naar een digitale gegevensdrager. Dit maakt het mogelijk om analoge gegevens om te zetten in digitale gegevens die eenvoudig toegankelijk zijn binnen bedrijfsprocessen | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Artikel 108 juncto artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet artikel 6, eerste lid onder e AVG | Afzenders, geadresseerden, behandelaars | NAW Persoonsgegevens in gescande documenten, registratienummer BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Interne behandelaars, raadplegers | nee | nee |
| Facilitair beheer en documentaire informatie | Toegankelijk maken | Vastleggen van metadata ten behoeve van toegankelijkheid en beheer van nieuwe informatieobjecten of wijzigingen op bestaande zaken | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Archiefwet, Archiefbesluit, Archiefregeling, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder e AVG | Afzenders, geadresseerden, behandelaars | vastgelegde NAW Persoonsgegevens, registratienummer BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Interne behandelaars, raadplegers | nee | nee |
| Facilitair beheer en documentaire informatie | Overdragen | Overdragen van archiefblokken aan het Semi Statisch Archief (SSA) | College | Toestemming betrokkene | Archiefwet ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder a AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| Facilitair beheer en documentaire informatie | Beschikbaar stellen | Beschikbaar stellen van analoge dossiers aan de daartoe geautoriseerde medewerker | College | Algemeen belang / Openbaar gezag | Archiefwet ca, Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018, art. 6, eerste lid onder e AVG | In overgebrachte bestanden opgenomen persoonsgegevens | inclusief bijzondere categorie persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | interne collega’s | nee | nee |
| ICT | Helpdesk | Het registreren en afhandelen van door medewerkers gemelde incidenten, problemen, reserveringen en verzoeken. Ingediende meldingen van gebruikers worden gestructureerd vastgelegd en efficiënt (bijv. conform ITIL) afgehandeld | College van B&W | Toestemming betrokkene | Art. 160 eerste lid Gemeentewet, art. 6, eerste lid onder a AVG | Medewerkers van Leeuwarden en de gemeenten/ organisaties waar het SSL de dienstverlening voor verzorgt | Naam, functie, vestigingsplaats, telefoonnummer, emailadres, cluster, functie | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| ICT | Fysieke- en-omgevings-beveiliging | beheersing van fysieke en omgevings-beveiliging, toegangspassen beheer, paslezer beheer | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Artikel 108 juncto artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet artikel 6, eerste lid onder e AVG | Medewerkers en gebruikers | Naam, afdeling, identificerende foto | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Intern | nee | nee |
| ICT | Systeemrechtenbeheer | Het opslaan en ontsluiten van gebruikers en de rechten die zij hebben | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 160 eerste lid Gemeentewet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Medewerkers, partnergemeenten | Naam, functie | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| ICT | Bedrijfsmiddelenbeheer en -configuratie | Component voor het beheren van bedrijfsmiddelen en configuraties | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 108 juncto artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Medewerkers | Naam, functie | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| ICT | Data-back-up-en-herstel | Component voor Data back-up en herstel | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder c AVG | Medewerkers | alle gegevens uit alle registraties | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| ICT | Bedienen, monitoren en scheiden van netwerk | Beheren van netwerkcomponenten en configuraties, het monitoren van netwerkverkeer, het beheersen van netwerkstromen en het logisch scheiden van netwerken met als doel het beveiligen van de infrastructuur | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder c AVG | Medewerkers | Naam IP, inhoud berichten | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, politie bij misbruik | nee | nee |
| ICT | Preventie-dataverlies-component | Component voor het detecteren en voorkomen van datalekken | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder c AVG | Medewerkers | Naam IP, inhoud berichten | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| ICT | Registratie-systeem-gebeurtenissen-audit-trail-beheersing-component | Registratie van systeem-gebeurtenissen en audittrail beheersing met als doel het signaleren en onderzoeken van onrechtmatig gebruik | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder c AVG | Medewerkers, politie bij misbruik | Naam uitgevoerde handelingen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| ICT | Wachtwoord-beheer | Het beheren, genereren, controleren, opslaan en uitgeven van wachtwoorden | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder c AVG | Medewerkers | Naam wachtwoord | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| ICT | Logging | Voor het centraal vastleggen van gegevens over de activiteiten die gebruikers uitvoeren met vertrouwelijke gegevens | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder e AVG | Medewerkers, externen + gebruikers gemeentelijk netwerk | Naam, functie, IP adressen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, politie | NaN | NaN |
| IM | Gegevens-magazijn | Voor opslag en ontsluiting van basis- en aangehaakte gegevens. Het ondersteunt de opslag en het naar andere applicaties ontsluiten van basis en aangehaakte gegevens. Opslag conform het RSGB, ontsluiting conform GEMMA koppelvlak-specificaties. Basisgegevens afkomstig uit de basisregistraties. Aangehaakte gegevens zijn in het RSGB opgenomen aanvullende gegevens uit binnengemeentelijke bronnen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder c AVG | (oud)inwoners, bedrijven | Geleverd door basisregistraties conform leveringsvoorwaarden | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Binnengemeentelijke afnemers ingevolge regeling BRP | nee | nee |
| IM | Logging | Voor het centraal vastleggen van gegevens over de activiteiten die gebruikers uitvoeren met vertrouwelijke gegevens | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Artikel 160, eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid, onder e AVG | Medewerkers, externen + gebruikers gemeentelijk netwerk | Naam, functie, IP adressen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, politie | nee | nee |
| IM (Rapportages, Statistiek en Onderzoek) | Burgerpanel | Het digitaal laten deelnemen van burgers aan het gezamenlijk maken en/of toetsen van nieuwe of bestaande plannen en beleid. Dit maakt digitale dialoog en interactie tussen ambtenaren en niet-ambtenaren mogelijk via forumfunctionaliteit, stemfaciliteiten en reactie mogelijkheden | College van B&W | Toestemming betrokkene | Hoofdstuk 3, afdeling 3.4 AWB, artikel 110 Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder a AVG | Deelnemers burgerpanel | NAW, geboortegegevens, contactgegevens, geslacht, opvattingen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| IM | Contractbeheer IM | Het ondersteunen van contract- en SLA beheer IM | College van B&W | Wettelijke verplichting | Aanbestedingswet en Inkoopbeleid, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Medewerkers, leveranciers | Naam, functie | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers en bestuur | nee | nee |
| IM (Rapportages, Statistiek en Onderzoek) | Onderzoek en Statistiek | Inzicht in samenstelling van doelgroepen t.b.v. beleidsontwikkeling/evaluatie etc. | College van B&W | Gerechtvaardigd belang | Artikel 6 lid 1 onder f AVG; art 89 AVG; Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens bij onderzoek en statistiek, opgesteld door de Vereniging voor Beleidsonderzoek (VBO), de Vereniging voor Statistiek en Onderzoek (VSO) en de Markt Onderzoek Associatie (MOA). | Burgers en bedrijven | NAW, geboortedatum, huwelijkse staat, kinderen, geheim adres, BSN etc., NAW bedrijven, soort bedrijf, arbeidsplaatsen, NAW bijstandsgerechtigden, uitkeringsduur. NAW WOZ-belastingbetalers | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers en bestuur | nee | nee |
| IM (Rapportages, Statistiek en Onderzoek) | Enquêtes uitvoeren | Uitvoeren van enquêtes | College van B&W | Toestemming betrokkene | Artikel 6 lid 1 onder a AVG; art 89 AVG; Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens bij onderzoek en statistiek, opgesteld door de Vereniging voor Beleidsonderzoek (VBO), de Vereniging voor Statistiek en Onderzoek (VSO) en de Markt Onderzoek Associatie (MOA). | Burgers en bedrijven | NAW, wijk- buurtcodes, geboortedatum, geslacht | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers en bestuur | nee | nee |
| Communicatie | Publiceren van informatie | Het publiceren van informatie op de gemeentelijke website en het integreren van gespecialiseerde systemen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 6, eerste lid onder c AVG | Bestuurders, BABsen Raadsleden | Naam, contactgegevens, identificerende foto | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Websitebezoekers | nee | nee |
| Communicatie | Klanttevredenheidsonderzoek | Tevredenheid van klanten over dienstverlening kan worden gemeten en vastgelegd. Bijv. via een applicatie waar binnenkomende klantscores via diverse kanalen kunnen worden verzameld en geanalyseerd | College van B&W | Toestemming betrokkene | Artikel 6, eerste lid onder a AVG | Aangeschreven burgers | NAW, leeftijd en geslacht | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Onderzoeksbureau | nee | nee |
| Communicatie | Web content publicatie | Diverse soorten media monitoren en aan de hand van ingestelde configuratie-gegevens relevante berichten verzamelen. Het biedt mogelijkheden om aan de hand van verzamelde berichten gerichte analyses en rapportages te maken, mogelijkheden voor medewerkers om te reageren op bepaalde berichten of om taken te verdelen of automatische plaatsing van berichten te plannen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 160 eerste lid Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Bestuurders, BABsen Raadsleden | Naam, contactgegevens, identificerende foto | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Websitebezoekers | nee | nee |
| Communicatie | Intranet | Het publiceren van informatie op een besloten website en het integreren van gespecialiseerde systemen. De geautoriseerde gebruiker (bijv. gemeentelijke medewerkers en genodigden) kunnen gepubliceerde informatie raadplegen en digitaal diensten afnemen | College van B&W | Gerechtvaardigd belang | Artikel 6, eerste lid onder f AVG | Medewerkers, bestuurders en raadsleden | Naam, titel, identificerende foto | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Interne medewerkers | nee | nee |
| Communicatie | Koninklijke onderscheiding | Het geven van een koninklijke onderscheiding | Burgemeester | Gerechtvaardigd belang | Wet instelling van de Orde van Oranje-Nassau; art. 9 Reglement op de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau artikel 6, eerste lid onder f AVG | Politie, OM, Koninklijk huis, Provincie | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Politie, OM, Provincie, Koninklijk huis | nee | nee |
| Financiën-personeels-registratie | Salarisverwerking | Personeels- en salarisgegevens kunnen worden bijgehouden en salarisverwerking kan plaatsvinden conform geldende wet- en regelgeving. Bijv. door mutaties in medewerker- of salarisgegevens te laten doorvoeren door de HRM-afdeling | College van B&W | Uitvoering overeenkomst | artikel 125 Ambtenarenwet artikel 6, eerste lid onder b AVG | Medewerkers, Raadsleden, B&W | Financiële gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Belastingdienst, UWV, ABP, Loyalis | nee | nee |
| Financiën-personeels-registratie | Personeels-registratie / Salarisadministratie | Het registreren van verlofuren, ziekteverzuim, uitbetaling woon-werkverkeer etc. | College van B&W | Toestemming betrokkene | artikel 125 Ambtenarenwet, art. 6, eerste lid onder b AVG | Medewerkers | Naam, geboortedatum, aantal te werken uren, datum in- en uit dienst, verlofuren, naam afdeling werkzaam | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, leidinggevende, P&O, Salarisadministratie | nee | nee |
| Financiën-personeels-registratie | Uitvoeren Wet Poortwachter | Ziektegegevens verwerken: – 42e week melding, – no-risk, – vangnet naar UWV en herstelmelding naar UWV | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikelen 13 en 14 Arbeidsomstandigheden wet, Wet Verbetering Poortwachter, artikel 6, lid 1 onder c AVG | Medewerkers / leidinggevenden | NAW, geboortedatum, mogelijk medische gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | UWV, Leidinggevende, Personeelszaken | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Salarisverwerking | Uitbetaling salarissen, vergoedingen en uitkeringen | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 125 Ambtenarenwet artikel 6, eerste lid onder c AVG | Medewerkers, B&W, raads- en commissieleden, ex-wethouders | NAW, ID-gegevens, nationaliteit, vakbond (IKB), BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Centric, UWV, Belastingdienst, ABP, Loyalis | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Loonbeslagen | Verwerken en uitvoeren loonbeslagen | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 475 Rv artikel 6, eerste lid onder c AVG | Medewerkers, B&W, raads- en commissieleden, ex-wethouders | NAW, BSN, netto salaris | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Belastingdienst, deurwaarders | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Personeels-declaraties | Uitbetalen personeels-declaraties | College van B&W | Uitvoering overeenkomst | artikel 125 Ambtenarenwet artikel 6, eerste lid onder b AVG | Medewerkers, B&W, raads- en commissieleden | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Verkeersboetes | Verwerken en uitvoeren verkeersboetes | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 7:632 BW, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Medewerkers, B&W, raads- en commissieleden | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | CJIB | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Registratie gegevens medewerker | Verzamelen en verwerken personeels-mutaties, inclusief verwerken einde dienstverband. Personeels-mutaties eigen personeel, bijv. urenvermindering, ouderschapsverlof etc. | College van B&W | Toestemming betrokkene | artikel 125 Ambtenarenwet artikel 6, eerste lid onder b AVG | Medewerkers, B&W | NAW, gegevens id kaart, geboortedatum kind(eren), vermoedelijke bevaldatum, kopie bankpas, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Registratie gegevens extern personeel | Verzamelen en verwerken personeels-mutaties. Personeels-mutaties extern personeel, verandering van functie, urenverandering etc. | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 6 lid 1 sub c AVG en artikel 1 van de Uitvoeringsregeling WABB | Medewerkers / Extern bureau / ICT | NAW, geboortedatum (en bedrijfsgegevens), ingangsdatum, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, leidinggevende, P&O, salarisadministratie, externe bureaus | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Registratie gegevens stage | Verwerken van stageformulieren opgaaf gegevens loonheffing, stageovereenkomst school, CV | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 6 lid 1 onder c AVG | Stagiaires | NAW, alle gegevens die op de stageovereenkomst staan, kopie bankpas, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, leidinggevende, P&O, salarisadministratie | nee | nee |
| Financiën-salaris-administratie | Informatieverstrekking | Verstrekken van informatie aan medewerkers/ leidinggevenden | College van B&W | Wettelijke verplichting | Artikel 6 lid 1 onder c AVG | Medewerkers / leidinggevenden | NAW, geboortedatum, mogelijk medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Financiën | Facturering – invordering | Invorderen van Belastingen en retributies: bouwleges, leges burgerlijkstand, leges basisregistratie personen, parkeerbelasting wegens vergunning of ontheffing etc. | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 229, eerste lid, aanhef en onderdeel a en b van de Gemeentewet, Legesverordening gemeente Leeuwarden, art. 6, eerste lid onder c AVG | Burgers en bedrijven | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Financiën | Betalings-verwerking | Ter registratie van alle fysieke ontvangsten en uitgaven van de gemeente | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 229, eerste lid, aanhef en onderdeel a en b van de Gemeentewet, Legesverordening gemeente Leeuwarden, art. 6, eerste lid onder c AVG | Burgers en bedrijven | NAW, soms geboortedatum, soms BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, soms accountant | nee | nee |
| Financiën | Facturering – inkomende facturen | Alles wat op factuurbasis wordt betaald: – inkoopfacturen, – subsidies, – schadevergoedingen, – vergoeding stembureauleden, – uitbetalingen Wmo voorzieningen, – leerlingen-vervoer, – inhuur personeel Buitendienst (pasjes leaseauto: registratie wie, wanneer, waarnaartoe heeft gereden), faciliteiten personeel (beheer NS business card, fietsregeling) | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 229, eerste lid, aanhef en onderdeel a en b van de Gemeentewet, Legesverordening gemeente Leeuwarden, art. 6, eerste lid onder c AVG | Indiener | NAW, geboortedatum, BSN (wordt niet altijd geregistreerd) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers facturatie en betrokken medewerkers binnen gemeente | nee | nee |
| Financiën | Facturering – invordering | Voor facturering verschuldigde bedragen i.v.m. overeenkomsten e.d.: denk aan huren, (erf)pacht, verkoop grond | College van B&W | Wettelijke verplichting | Invorderingswet juncto artikel 231 en 249 Gemeentewet, art. 6, eerste lid onder c AVG | Burgers en bedrijven | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Financiën | Schade afhandelen | Het registreren en kunnen afhandelen van schades omtrent werkvoertuigen, gebouwen en werkmateriaal | College van B&W | Wettelijke verplichting | Boek 6, titel 3 Burgerlijk Wetboek, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Burgers, bedrijven, verzekeraars, medewerkers | NAW, contactgegevens, bankrekeningnummer bij uitkering | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Burgers, bedrijven, verzekeraars, medewerkers | diverse verzekeraars: melior, CB, Raadsheren, TVM, Aeon, Onderlinge Bossenverzekering, Solarif Direct. | nee |
| Financiën | Schadeclaim/ aansprakelijk stelling behandelen | Het registreren en kunnen afhandelen van schadeclaims/ aansprakelijkstelling door burgers en bedrijven | College van B&W | Wettelijke verplichting | Boek 6, titel 3 Burgerlijk Wetboek artikel 6, eerste lid onder c AVG | Burgers, bedrijven, verzekeraars, medewerkers | NAW, contactgegevens, bankrekeningnummer bij uitkering | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Burgers, bedrijven, verzekeraars, medewerkers | diverse verzekeraars: melior, CB, Raadsheren, TVM, Aeon, Onderlinge Bossenverzekering, Solarif Direct. | nee |
| Financiën | Inkoop-management | Ondersteuning bij de aanbesteding en inkopen van producten en diensten | College van B&W | Toestemming betrokkene | artikel 6, eerste lid onder a AVG | contactpersonen leveranciers | Naam en emailadres contactpersoon | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers betrokken bij betreffende aanbesteding | nee | nee |
| Uitvoering Sociaal Domein | Maximaal jezelf | Via website maximaalJezelf.nl kan een inwoner en professional anoniem zoeken of via een laagdrempelige inlog (email met SMS tweede factor) voorzieningen/hulpvragen indienen of via een DigiD inlog zaken regelen met de overheid | College van B&W | Toestemming betrokkene | Art. 7 lid 1 onder A en B Participatiewet, Art. 2.6 lid 1 onder B Jeugdwet, Art. 2.1.1 jo. 2.1.2. lid 2 onder A WMO, Art. 6 lid 1 onder a AVG | Inwoners, zorgprofessional | NAW gegevens, telefoonnummer, email, geboortedatum | 5 jaar | Medewerkers, Amaryllis, Incluzio | Ja (Convenant Vroeg signalering/Protocol Vindplaats van schulden/Protocol vroeg signalering partners Wooncorporaties) | nvt |
| Team Inburgering | Begeleiding | Het begeleiden naar werk/participatie | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 Participatiewet, IOAW, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten, begeleiders, familie klanten, werkgevers, uitzendbureaus, externe partners, AZC, COA | CV (dus NAW, werkverleden, schoolverleden, interesses), BSN, gezinsleden, gezondheid, strafrechtelijk verleden, bedrijfsgegevens | Archiefwet | Medewerkers, extern: werkgevers | nvt | nvt |
| Team Inburgering | Stipejild | Vergoeding van noodzakelijke kosten in de re-integratie | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet inburgering, Participatiewet, IOAW, Beleidsregel participatie gemeente Leeuwarden 2014, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten, crediteuren | NAW, financiële gegevens, bedrijfsgegevens | Archiefwet | Medewerkers | nvt | nvt |
| Team Inburgering | Kopjesregeling | Het beoordelen en verwerken van de aanvraag Kopjesregeling | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet inburgering, Hoofdstuk 4 Participatiewet, IOAW, Toeslagenwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten | NAW, BSN, gezinsleden, financiële gegevens | Archiefwet | Medewerkers | nvt | nvt |
| Team Inburgering | Maatregelonderzoek | Onderzoeken of een bijstandsgerechtigde zich aan de arbeidsverplichtingen heeft gehouden | College van B&W | Gerechtvaardigd belang | Wet inburgering, hoofdstuk 6 Participatiewet, IOAW, artikel 6, eerste lid onder f AVG | Klanten, werkgevers, begeleiders, bewindvoerders | NAW, BSN, bedrijfsgegevens, gezondheid | Archiefwet | Medewerkers, extern: bewindvoerders | nvt | nvt |
| Team Inburgering | PVT | verwerking van een overeenkomst waarop kennis is genomen van gedragsregels inzake nieuwe inwoners | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet inburgering, Participatiewet, IOAW | klanten | NAW | Archiefwet | Medewerkers | nvt | nvt |
| Team Inburgering | Huisvesting (taakstelling) | Het proces taakstelling huisvesting uitvoeren | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet inburgering, Participatiewet, IOAW | Klanten, begeleiders, familie klanten, externe partners, AZC, COA | NAW, BSN, gezinsleden, financiële gegevens | Archiefwet | Medewerkers | nvt | nvt |
| Team Inburgering | Amif | Activatietraject richting werk, school of participatie | College van B&W | Wettelijke verplichting, gemeentelijk beleid | Wet inburgering, Participatiewet, IOAW | Klanten, begeleiders, trainers en ministerie | NAW, foto’s | Archiefwet | Medewerkers, ministerie | nvt | nvt |
| Team Werk | Loonwaarde-onderzoek | Het bepalen van de loonwaarde in het kader van loonkostensubsidie | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 10d jo. art 53a en art 68 Participatiewet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Potentiële werkgever, potentiële werknemer | NAW, contactgegevens, geboortedatum (plus gegevens werkgever), medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medeweker afdeling, UWV | nee | nee |
| Team Werk | Ondersteuning bij arbeidsinschakeling | Maatschappelijke participatie van cliënten bevorderen, met als doel terugkeer naar arbeidsproces | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 10 jo. 64 lid 1 onder n Participatiewet, IOOW, IOAZ, en sociale zekerheidswetgeving, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Uitkeringsgerechtigden | NAW, contactgegevens, arbeidsmarkt-gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Opdrachtnemers, indicatie- en re-integratie-bedrijven | nee | nee |
| Team Werk en Jongerenteam | werkvoucher | verwerken verzoek werkvoucher | College van B&W | Uitvoering overeenkomst | Regeling werkvoucher 2019, artikel 6, eerste lid onder b AVG | werkgever en werknemer | NAW, BSN, leeftijd, geslacht, ingangsdatum arbeidscontract | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Team Werk | Begeleiding | Het begeleiden naar werk/ participatie | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 Participatiewet, IOAW, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten, begeleiders, familie klanten, werkgevers, uitzendbureaus, externe partners | CV (dus NAW, werkverleden, schoolverleden, interesses), BSN, gezinsleden, gezondheid, strafrechtelijk verleden, bedrijfsgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, extern: werkgevers | nee | nee |
| Team Werk | Stipejild | Vergoeding van noodzakelijke kosten in de re-integratie | College van B&W | Wettelijke verplichting | Participatiewet, IOAW, Beleidsregel participatie gemeente Leeuwarden 2014, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten, crediteuren | NAW, financiële gegevens, bedrijfsgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Team Werk | Participatie-premie | Premie voor klanten die met behoud van uitkering, gedurende een periode van 12 onafgebroken maanden naar vermogen participatie-activiteiten hebben verricht | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 4 Participatiewet, IOAW, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten, vrijwilligersorganisaties | NAW, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Team Werk | Loonkostensubsidie en Beschut Werk | Het aanbieden van loonkostensubsidie en job coaching aan een werknemer met een arbeids-beperking. Het aanbieden van beschut werk aan mensen met een arbeidsbeperking | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 2 en 4 Participatiewet, IOAW, Beschut werk in de participatiewet (kennisdocument maart 2019), artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten, werkgevers | CV (dus NAW, werkverleden, schoolverleden, interesses), BSN, gezinsleden, gezondheid, strafrechtelijk verleden, financiële gegevens, bedrijfsgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, extern: werkgevers, bewindvoerders | nee | nee |
| Team Werk | Kopjesregeling | Het beoordelen en verwerken van de aanvraag Kopjesregeling | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 4 Participatiewet, IOAW, Toeslagenwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klanten | NAW, BSN, gezinsleden, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Team Werk | Accountmanagement | Het onderhouden van werkgevers-contact om werkplekken te realiseren | College van B&W | Gerechtvaardigd belang | Hoofdstuk 6 Participatiewet, IOAW, artikel 6, eerste lid onder f AVG | Klanten, werkgevers | CV (dus NAW, werkverleden, schoolverleden, interesses), BSN, gezinsleden, gezondheid, strafrechtelijk verleden, bedrijfsgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, extern: werkgevers | nee | nee |
| Team Werk | Maatregel-onderzoek | Onderzoeken of een bijstandsgerechtigde zich aan de arbeids-verplichtingen heeft gehouden | College van B&W | Gerechtvaardigd belang | hoofdstuk 6 Participatiewet, IOAW, artikel 6, eerste lid onder f AVG | Klanten, werkgevers, begeleiders, bewindvoerders | NAW, BSN, bedrijfsgegevens, gezondheid | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, extern: bewindvoerders | nee | nee |
| Jongeren team | Jongeren begeleiden naar werk of opleiding | Inzicht in hoeveel jongeren een participatiewet-uitkering krijgen; inzicht in de afstand tot de arbeidsmarkt; beeld van de beperkingen en mogelijkheden van jongeren op de arbeidsmarkt | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 53a Participatiewet, art. 54 en 62 Wet Suwi, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Jongeren | NAW, contact-gegevens, gezinssituatie, werkervaring en opleidings-gegevens, BSN, financiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Jongeren team | leerlingenvervoer | Het proces van aanvraag tot toekenning/ afwijzen leerlingenvervoer | College van B&W | Wettelijke verplichting | Verordening leerlingenvervoer, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager (en ouders) | NAW, schoolloopbaan, bijzondere gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, scholen, taxibedrijf | nee | nee |
| Jongeren team | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: Trajectbegeleiding VSV | Begeleiding voortijdig schoolverlaters | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Wet op het Voortgezet Onderwijs art. 118, Wet Educatie en Beroepsonderwijs art. 8.3, wet op de Expertisecentra art. 162 b, Wet op het Onderwijstoezicht art. 24 f lid 3, artikel 6, eerste lid onder e AVG | jongeren van 18 tot 23 jaar, zonder startkwalificatie | BSN, Sociaal-medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Onderwijsveld en hulpverlening | nee | nee |
| Jongeren team | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: Trajectbegeleiding verzuim 18+ | Begeleiding verzuimende jongeren | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Wet op het Voortgezet Onderwijs art. 28a, Wet Educatie en Beroepsonderwijs art. 8.1.8 , wet op de Expertisecentra art. 47b , artikel 6, eerste lid onder e AVG | jongeren van 18 tot 23 jaar, zonder startkwalificatie | BSN, Sociaal-medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Onderwijsveld en hulpverlening | nee | nee |
| Jongeren team | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: Voorkomen van voortijdige schooluitval | Regelmatig bespreekt de RMC trajectbegeleider of de kwalificatie-plichtambtenaar met de medewerker Voortijdig Schoolverlaten van de Mbo’s de studenten waar zorg over is. Deze functie valt buiten de RMC wet en heeft als doel om voortijdig schoolverlaten te voorkomen | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Wet op het Voortgezet Onderwijs art. 118h, Wet Educatie en Beroepsonderwijs art. 8.3.2, wet op de Expertisecentra art. 162 b, Wet op het Onderwijstoezicht art. 24 f lid 3, artikel 6, eerste lid onder e AVG | MBO-studenten van 16 tot en met 22 jaar | BSN, Sociaal-medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Onderwijs, gebiedsteams en sociale wijkteams | nee | nee |
| Jongeren team | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: registreren van leerlingen (PO en VO) en studenten (MBO) en toezicht op naleving van de leerplichtwet | Leerplicht en voorkomen voortijdig schoolverlaten | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Art. 16 Leerplichtwet 1969 en RMC-regeling, ambtsinstructie, Wet op het Voortgezet Onderwijs art. 118h, Wet Educatie en Beroepsonderwijs art. 8.3.2, wet op de Expertisecentra art. 162 b, Wet op het Onderwijstoezicht art. 24 f lid 3, artikel 6, eerste lid onder e AVG | 3 en 4 jarigen en Leerplichtigen, ouders/voogden, niet leerplichtingen onder 23 jaar zonder startkwalificatie | BSN, Sociaal-medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | onderwijsveld en hulpverlening | Betrokken organisaties | nee |
| Jongerenteam | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: toezicht op naleving van de leerplichtwet, Leerling (PO en VO) en student-dossier (MBO) | Leerplicht en voorkomen voortijdig schoolverlaten | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Leerplichtwet 1969 en RMC-regeling, ambtsinstructie, Wet op het Voortgezet Onderwijs art. 118h, Wet Educatie en Beroepsonderwijs art. 8.3.2, wet op de Expertisecentra art. 162 b, Wet op het Onderwijstoezicht art. 24 f lid 3, artikel 6, eerste lid onder e AVG | leerplichtigen, niet-leerplichtigen tot 23 jaar zonder startkwalificatie, ouder(s)/ verzorger(s), onderwijsveld, zorginstanties, | BSN, Sociaal-medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | onderwijsveld en hulpverlening | Betrokken organisaties | nee |
| Jongeren team | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: Actie ondernemen in geval van melding van het PO en VO via DUO van ongeoorloofd schoolverzuim | Toezicht op de naleving van de leerplichtwet | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Art 16 leerplichtwet 1969, ambtsinstructie, artikel 6, eerste lid onder e AVG | leerplichtigen, ouder(s)/ verzorger(s), onderwijsveld, zorginstanties, | BSN, Sociaal-medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | onderwijsveld en hulpverlening | Betrokken organisaties | nee |
| Jongeren team | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: Preventieve gesprekken op het VO om ongeoorloofd verzuim te voorkomen | De leerplichtambtenaar, de jeugdverpleegkundige, de gebiedsteam medewerkers en de zorgcoördinatoren en beleidsmedewerker van het Samenwerkingsverband bespreken leerlingen met opvallend verzuim en beginnend verzuim binnen het VO. Ook gesprekken tussen de leerplichtambtenaar en de zorgcoördinator van de VO scholen. | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Art 16 leerplichtwet 1969, ambtsinstructie, artikel 6, eerste lid onder e AVG | Leerplichtigen | BSN, Sociaal-medische gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | onderwijs en hulpverlening | Betrokken organisaties | nee |
| Jongerenteam | Regionaal Meld en Coördinatiefunctie: Verwerken van persoonsgegevens t.b.v. uitvoering leerplicht binnen gemeente Leeuwarden (verzuimende leerplichtige leerlingen weer naar school krijgen en zo in staat stellen een startkwalificatie te behalen) | Ontvangst verzuimmelding, onderzoek naar verzuim, Vaststellen verzuim, inzet interventie, afsluiten en nazorg. Ontvangst en beoordeling vrijstellingsverzoek. Verzenden brief (van rechtswege) of besluit. Ontvangst verzoek informatie of advies. Geven van informatie of advies | College van B&W | Algemeen belang / Openbaar gezag | Art. 16 leerplichtwet 1969, ambtsinstructie, artikel 6, eerste lid onder e AVG | Leerplichtige kinderen 4 + 9 maanden tot 18 jaar, Ouders, voogd, of verzorgers | NAW, geboortedatum en -plaats, geslacht, BSN, onderwijsnummer, administratienummer, nationaliteit, in- en uitschrijving en reden school en verloop, gezinssituatie, kennisgeving verzuim en evt. vrijstelling (gezondheid), persoonlijke omstandigheden (i.r.t. startkwalificatie), school, onderwijssoort en -niveau, rapportages, proces-verbaal. Ouders/voogden/ verzorgers: NAW, BSN, geboortedatum, geslacht, nationaliteit | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | onderwijs en hulpverlening | Betrokken organisaties | nee |
| team Handhaving | Fraude onderzoek en handhaving sociale zekerheid | Onderzoeken van fraudetips, vaststellen rechtmatigheid uitkering d.m.v. vergelijking met opgave en waarneming ter plaatse, eventueel opleggen van bestuurlijke boete en/of herzien en terugvorderen van bijstand | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art 53a en 64 Participatiewet, art. 62 Wet Suwi, art. 141 wetboek van strafvordering, art. 14 IOAW, art.6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager + gezin, onderhoudsplichtigen, inwonende, relaties | uitkerings-gegevens, arbeids-marktgegevens, inhoudingen door derden, strafrechtelijke gegevens, onderhoudsgegevens, medische gegevens, NAW, BSN, burgerlijke staat | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Werkgever en instanties als bedoeld in art. 63 en 64 Participatiewet, medewerkers | nee | nee |
| Administratie en invordering | Inkomsten- verrekening | Het proces van verrekenen van (deeltijd)inkomsten uit loondienst uitkering of ondernemerschap met de uit te betalen bijstandsuitkering | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 53a Participatiewet, art. 54 en 62 Wet Suwi, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Debiteuren, crediteuren, werkgevers, uitkerings- instanties, | NAW, loonstroken, uitkeringsspecificaties, bankafschriften, indien van toepassing bedrijfsgegevens, financiële gegevens, gezinsleden, burgerlijke staat, studie, BSN, detentie | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers. Verwerkte en berekende gegevens worden in een uitkerings-specificatie naar de klant gestuurd per post en/of Mijn Overheid | VWO DataB | nee |
| Administratie en invordering | Boeken van ontvangsten | Van Invordering ontvangen wij afschriften van de bankrekening van Sociale Zaken. Deze ontvangsten krijgen een debiteuren-nummer van team Invordering, waarna wij het bedrag op de desbetreffende debiteur boeken | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 53a, 64 Participatiewet, art. 62 Wet Suwi, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Debiteuren, crediteuren, werkgevers, uitkerings- instanties, | NAW, loonstroken, uitkeringsspecificaties, bankafschriften, indien van toepassing bedrijfsgegevens, financiële gegevens, gezinsleden, burgerlijke staat, studie, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers FO, SoZa en PD | nee | nee |
| Administratie en invordering | Boeken van voorschotten | Bij een betalings-voorschot maakt de casemanager van PD een beschikking / voorschot-formulier aan voor FO. Het kan een voorschot zijn op bijstandsaanvraag, op komende bijstandsbetaling of broodnood (acuut) | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 53a, 64 Participatiewet, art. 62 Wet Suwi, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Debiteuren, crediteuren, werkgevers, uitkerings- instanties, | NAW, loonstroken, uitkeringsspecificaties, bankafschriften, indien van toepassing bedrijfsgegevens, financiële gegevens, gezinsleden, burgerlijke staat, studie, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers FO, SoZa en PD | nee | nee |
| Administratie en invordering | Verwerken rapportages | Zorgen voor juiste financiële vastlegging en afhandeling in systemen aan de hand van doorgegeven wijzigingen in rapportages van o.a. wijzigen inkomen, mutaties levensonderhoud, beëindigingen bijstand, handhaving, debiteuren | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 6 onder c AVG, art. 89 Hoofdstuk 5 Wet op het CBS | Debiteuren, crediteuren, werkgevers, uitkerings- instanties, | NAW, loonstroken, uitkeringsspecificaties, bankafschriften, indien van toepassing bedrijfsgegevens, financiële gegevens, gezinsleden, burgerlijke staat, studie, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers FO, SoZa en PD | nee | nee |
| Administratie en invordering | Operatortaken uitvoeren | 1. Uitvoeren kritische betaalprocessen bijstand 2. Leveren van juiste en volledige informatiebestanden bijstand aan ketenpartijen CBS, Inlichtingenbureau en Divosa 3. Verwerken informatiebestanden van ketenpartijen CBS, Inlichtingenbureau en Divosa | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 6 onder c AVG, art. 89 Hoofdstuk 5 Wet op het CBS | Debiteuren, crediteuren, CBS, Inlichten bureau, Divosa | NAW, loonstroken, uitkeringsspecificaties, bankafschriften, indien van toepassing bedrijfsgegevens, financiële gegevens, gezinsleden, burgerlijke staat, studie, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, CBS, Inlichtingenbureau, Divosa | nee | nee |
| team Bezwaar & Beroep | Bezwaar en (hoger)beroep | verwerken bezwaar en (hoger) beroepschriften | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 en 7 AWB, art 6 lid 1 onder c AVG | Bezwaarmaker, gemachtigden, adviescommissie, verweerder, casemanager, Rechtbank, Centrale Raad van Beroep | NAW indiener | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, leden bezwarencommissie en rechterlijke colleges | nee | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Registratie kinderopvang | Registratie van kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang, speelleergroepen. gastouders en gastouderbureaus | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet kwaliteitseisen kinderopvang, Besluit kwaliteitseisen kinderopvang, Regeling kinderopvang, (art. 1.47a Wet kinderopvang ), artikel 6 lid 1 onder c AVG | Aanvrager | NAW, contactgegevens, diploma’s, PRK/VOG, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers gemeente, GGD en kinderopvang-organisaties, gastouderbureaus | GGD, kinder-opvangorganisaties, gastouderbureaus en gemeente | ja |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Toezicht kinderopvang | Registratie van Kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang, speelleergroepen, gastouders en gastouderbureaus | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet kwaliteitseisen kinderopvang , Besluit kwaliteitseisen kinderopvang, Regeling kinderopvang (art. 1.61 Wet kinderopvang), artikel 6 lid 1 onder c AVG | GGD, kinder-opvang-organisaties | GGD kan persoonsgegevens personeel (opleiding en VOG) inzien | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | GGD, medewerkers gemeente, kinderopvang, gastouderbureau | GGD, kinderopvang-organisaties, gastouderbureaus en gemeente | Ja |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Handhaving kinderopvang | Registratie van Kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang, speelleergroepen, gastouders en gastouderbureaus | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet kwaliteitseisen kinderopvang , Besluit kwaliteitseisen kinderopvang, Regeling kinderopvang, Algemene wet bestuursrecht, (art. 1.65 Wet kinderopvang), artikel 6 lid 1 onder c AVG | Overtreder | personeelsgegevens (opleiding en VOG) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers gemeente, GGD en kinderopvang-organisaties, gastouderbureaus | GGD, kinder-opvangorganisaties, gastouderbureaus en gemeente | Ja |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Voorschoolse educatie (VVE) | Kinderen van 2 tot 4 jaar met een leer-/ontwikkel-achterstand educatie te bieden, zodat ze met zo min mogelijk leer-/ontwikkel-achterstand aan de basisschool starten | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet kwaliteitseisen kinderopvang, Besluit kwaliteitseisen kinderopvang, Regeling kwaliteitseisen kinderopvang, Besluit basisvoorwaarden kwaliteit voorschoolse educatie. Art 166 jo 167a Wet op het primair onderwijs, artikel 6 lid 1 onder c AVG | GGD/JGZ, ouders, kinderopvang-organisaties | NAW, geslachtaanduiding, geboortedatum | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | GGD/JGZ, ouders, kinderopvang-organisaties, medewerkers | GGD, kinderopvang-organisaties, en gemeente | Ja |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Gemeentelijke toeslag peuteropvang | Tegemoetkoming kosten speel-leergroepen met VVE voor peuter van 2 tot 4 jaar | College van B&W | Wettelijke verplichting | Wet kwaliteitseisen kinderopvang, Besluit kwaliteitseisen kinderopvang, Regeling kwaliteitseisen kinderopvang, Besluit basisvoorwaarden kwaliteit voorschoolse educatie, met uitvoering van publiekrechtelijke taak, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Ouders, kinderopvang-organisaties | NAW contactpersoon peuteropvang | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | GGD, gemeente en kinderopvang-organisaties | Ja |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Subsidies kleine productie cultuur | Subsidieverstrekking | College van B&W | Wettelijke verplichting | Titel 4.2 AWB, Algemene Subsidieverordening Leeuwarden 2014-2, Regeling subsidies kleine producties Cultuur, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Aanvragers, bewoners Leeuwarden | NAW, contact-gegevens, bankrekeningnummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Subsidies beeldende kunst en vormgeving | Subsidieverstrekking | College van B&W | Wettelijke verplichting | Titel 4.2 AWB, Algemene subsidieverordening Leeuwarden 2014-2, Regeling Beeldende Kunst en Vormgeving, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Aanvragers, bewoners Leeuwarden | NAW, contact-gegevens, bankrekeningnummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Subsidies sportevenementen | Subsidieverstrekking | College van B&W | Wettelijke verplichting | Titel 4.2 AWB, Algemene Subsidieverordening Leeuwarden 2018, Regeling subsidie Sportevenementen 2019, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Aanvragers, bewoners Leeuwarden | NAW, contact-gegevens, bankrekeningnummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Subsidies Mienskipfonds | Subsidieverstrekking | College van B&W | Wettelijke verplichting | Titel 4.2 AWB, Algemene Subsidieverordening Leeuwarden 2014-2, Regeling Mienskipfonds, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Aanvragers, bewoners Leeuwarden | NAW, contact-gegevens, bankrekeningnummer | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Subsidieaanvragen (sport, cultuur, zorg/welzijn) behandelen | Het registreren, verwerken, bewaken en rapporteren van subsidieaanvragen en -toekenning | College van B&W | Wettelijke verplichting | Titel 4.2 AWB, Subsidieverordening en subsidieregels, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Aanvragers | NAW, contact-gegevens, bankrekeningnummer, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Een ieder die kennisneemt van de subsidie-beschikking | nee | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Inkoop- en contractmanagement | Ondersteuning van het inkopen van producten | College van B&W | Wettelijke verplichting | AVG 6.1 c, WMO 2015 art. 5.1.1, 5.2.1, 5.2.9, Jeugdwet art. 7.4.0, 7.2.2, 7.3.8, 7.4.1, 7.4.4, | Burgers met een hulpvraag | NAW, geslacht, geboortegegevens, hulpvraag, BSN, kopie ID tekenbevoegde | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, zorgaanbieders | Doorgifte aan zorgaanbieders | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Contractmanagement | Beheren van acquisities | College van B&W | Wettelijke verplichting | AVG 6.1 c, WMO 2015 art. 5.1.1, 5.2.1, 5.2.9, Jeugdwet art. 7.4.0, 7.2.2, 7.3.8, 7.4.1, 7.4.4 | Burgers met een hulpvraag en zorgaanbieders | NAW, geslacht, geboortegegevens, hulpvraag, BSN, kopie ID tekenbevoegde | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, zorgaanbieders | nee | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Dienstverlenings-overeenkomsten | Een overeenkomst tussen gemeente en zorgaanbieder voor 1 specifieke jeugdige. Vanaf 2018 is tussentijds contracteren bij SDF mogelijk. | College van B&W | Wettelijke verplichting | AVG 6.1 c, WMO 2015 art. 5.1.1, 5.2.1, 5.2.9, Jeugdwet art. 7.4.0, 7.2.2, 7.3.8, 7.4.1, 7.4.4 | Minder- en meerderjarigen die een beroep doen op ondersteuning van de gemeente binnen het Sociaal Domein, met uitzondering van de Participatiewet | NAW, medische gegevens (door beleidsmedewerkers), BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, zorgaanbieders | Doorgifte aan zorgaanbieders | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Kwaliteit Sociaal Domein | Meldpunt kwaliteit Sociaal Domein | College van B&W | Wettelijke verplichting | Publiekrechtelijke taak op grond van AWB, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Betrokkene | NAW, medische gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, zorgaanbieders | Doorgifte aan zorgaanbieders | nee |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Signalen vroeg signalering | Financiële hulp bieden aan inwoners met betalingsachterstanden | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 3 lid 1 Wgs en art. 6 lid 1 sub c AVG | Inwoners met een betalingsachterstand bij verhuurders, energieleveranciers, drinkwaterbedrijf en zorgverzekeraar | NAW, telefoonnummer, e-mailadres, hoogte betalingsachterstand en signaalpartner waarbij inwoner betalingsachterstand heeft | 6 maanden | Medewerkers gemeente, Amaryllis | De signaalpartners hebben een overeenkomst behorende bij het landelijke convenant vroeg signalering met de gemeente ondertekend. De gemeente heeft daarnaast een overeenkomst met BKR. (nu nog Iedereen Financieel Fit!) | ja |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Deelname aan Landelijke Stuurgroep Interventieteams (LSI) | Dit project heeft als doel het terugdringen van adresfraude, belasting- en toeslagenfraude en uitkeringsfraude door middel van gerichte integrale controles | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 64 Wet Suwi en art. 6 lid 1 sub c dan wel AVG, voor zover het de verwerking van bijzondere gegevens betreft is de uitzondering te vinden in art. 9 lid 1 onder b en b AVG | Inwoners | NAW, BSN, verblijfstitel, burgerlijke staat, naam partner en kinderen, BRP met signalen van adressen of personen die in onderzoek staan, personen die gebruik maken van een briefadres; panden die leeg staan, personen die geregistreerd staan als VOW (vertrokken onbekend waarheen), adressen waar signalen van woonfraude betreffende de uitkering bekend zijn onderzoek zijn, adressen waar signalen van uitkeringsfraude bekend of in onderzoek zijn | 4 weken na opleveren eindrapport. De resultaten die worden teruggekoppeld aan de gemeente conform Archiefwet 10 jaar | Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid, UWV, SVB, Belastingdienst (IB en Toeslagen), ministerie van Veiligheid en Justitie, IND, politie, college van procureurs-generaal (OM), andere deelnemende gemeentes | ja | ja |
| Beleid & Strategie Sociaal Domein | Verwijsindex | In de verwijsindex worden de gegevens verwerkt zodat er een match kan ontstaan tussen twee of meerdere betrokkene bij een jeugdige | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 7.1.2 jo. 7.1.3.1 Jeugdwet, Art. 6 lid 1 onder c AVG | Minderjarigen | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Aangesloten partijen | Aangesloten partijen hebben een overeenkomst getekend | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | Datawarehouse | gegevens uit meerdere bronnen zodanig opslaan dat vaker terugkerende of ad-hoc vragen relatief snel beantwoord worden zonder dat onderliggende bronsystemen daardoor worden belast. Door het in de tijd vaker hetzelfde type gegevens op te slaan wordt het mogelijk om analyses en rapportages te maken die betrekking hebben op meerdere periodes (bijv. trendanalyses) | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 160, eerste lid Gemeentewet, art. 6 lid 1 onder c AVG | Cliënten opgeslagen in de diverse bronnen | BSN, Postcode, geboortedatum, geslacht | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerkers | nee | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | Interne controle bedrijfsvoering | Uitvoering van interne controles conform een controle- en auditplan op door de gemeente uit te voeren bedrijfsprocessen en verantwoording voor accountants | College van B&W | Wettelijke verplichting | Gemeentewet art 212 en 213a, AO/IC, artikel 6 lid 1 onder c AVG | Betrokkene | Naam, geboortedatum, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Concern-controller, accountant, proceseigenaar | nee | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | Bezwaar en Beroep | Afhandeling bezwaar en beroep | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 en 7 AWB, art 6 lid 1 onder c AVG | Bezwaarden, appellanten | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers, leden bezwaren-commissie en rechterlijke colleges | nee | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | Toetsen subsidie-beschikkingen en -aanvragen | Toetsen subsidie-beschikkingen en -aanvragen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Titel 4.2 Algemene wet bestuursrecht, Algemene subsidieverordening. Specifieke verordeningen en daarbij horende bijlagen als control protocol, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager subsidie | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | WOB verzoeken afhandelen | Afhandeling WOB verzoeken | College van B&W | Wettelijke verplichting | art. 3 jo. 6 WOB, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Indiener WOB verzoek | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerkers, derde belanghebbende | nee | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | Juridisch advies | Juridische advisering op casus niveau | College van B&W | Wettelijke verplichting | uitvoeren publiekrechtelijke taak waaraan interne afzender adviesvraag uitvoering geeft, artikel 6 lid 1 onder c AVG. In geval van civielrechtelijke adviesvraag: artikel 6 lid 1 onder c AVG | Betrokken inwoner | NAW, financiële gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerker | nee | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | Overeenkomsten opstellen en toetsen | Opstellen en toetsen van overeenkomsten | College van B&W | Wettelijke verplichting | Art. 160 lid 1 sub e Gemeentewet, Art. 6 eerste lid, sub c AVG | medewerkers | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerker | nee | nee |
| Strategie en bedrijfsvoering | AVG verzoeken | Advisering op afhandeling AVG verzoeken | College van B&W | Wettelijke verplichting | artikel 15 t/m 22 AVG, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Indiener AVG verzoek | NAW | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | medewerker | nee | nee |
| SDF | Berichtenverkeer JW | verwerken en strippen van JW berichten Fryslân in de HUB | College B&W | Uitvoering overeenkomst | Convenant hoog specialistische jeugdhulp 2018, artikel 6, eerste lid onder b AVG | gemeenten, aanbieders, leverancier | NAW, geboortedatum, geslacht, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers SDF | Zorgverkeer bv, Friese gemeenten | ja |
| SDF | TTP registratie uitkomsten zorg | aanleveren via gemeenteportaal van doelrealisatie en klanttevredenheid door aanbieders | College van B&W | Toestemming betrokkene | Convenant hoog specialistische jeugdhulp 2018, artikel 6, eerste lid onder a AVG | gemeenten, aanbieders, leverancier | gehashte BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers SDF | Infinitcare, gemeenten Leeuwarden | nee |
| BZF | aanvragen | het afhandelen van aanvragen BBZ, IOAZ en TOZO | College van B&W Leeuwarden | Wettelijke verplichting | Art. 53a en 64 Participatiewet, art. 62 wet Suwi, BBZ 2004, IOAZ en TOZO regeling, artikel 6, eerste lid onder c AVG | uitkeringsgerechtigden, ondernemers | NAW, verschuldigde kosten, bankafschriften, geldleningen, indien van toepassing bedrijfsgegevens, KVK inschrijving, financiële gegevens, gezinsleden, burgerlijke staat, studie, BSN, detentie | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | adviesbureau = privacy protocol/ verwerkings-overeenkomst, notaris = wettelijke grondslag, samenwerkende gemeenten =mandaat-overeenkomst/ verwerkings-overeenkomst | nee |
| BZF | debiteurenbeheer | het innen en bewaken van openstaande bedrijfskredieten | College van B&W Leeuwarden | Wettelijke verplichting | Art. 53a en 64 Participatiewet, art. 62 wet Suwi, BBZ 2004, IOAZ en TOZO regeling, artikel 6, eerste lid onder c AVG | debiteuren | NAW, financiële gegevens zowel zakelijk als privé, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| BZF | invordering | Het proces van innen, invorderen en kwijtschelden van publiekrechtelijke en eventueel ook privaatrechtelijke vorderingen | College van B&W Leeuwarden | Wettelijke verplichting | Art. 53a en 64 Participatiewet, art. 62 wet Suwi, BBZ 2004, IOAZ en TOZO regeling, artikel 6, eerste lid onder c AVG | debiteuren | NAW, financiële gegevens zowel zakelijk als privé, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | gerechtsdeurwaarders = verwerkings-overeenkomst, schuldhulp-verleners = toestemming klant | nee |
| BZF | begeleiding | Het begeleiden van de (startende) ondernemer bij het schrijven of uitvoeren van zijn ondernemingsplan en het ontwikkelen van zijn of haar ondernemersvaardigheden | College van B&W Leeuwarden | Wettelijke verplichting | BBZ 2004, TOZO, artikel 6, eerste lid onder c AVG | uitkeringsgerechtigden, ondernemers | NAW, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | begeleidingsbureaus = verwerkings-overeenkomst | nee |
| JVZ | Klachtbemiddeling | Het registreren en afhandelen van klachten en meldingen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 9 AWB, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Klagers | NAW, contactgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | nee | nee |
| JVZ | Voortgangs-registratie bezwaar | Het afhandelen van bezwaren en beroepen | College van B&W | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 6 & 7 AWB, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Bezwaarmakers, derde belanghebbenden, vergunninghouders/ aanvragers, gemachtigden | NAW, contactgegevens, gegevens gemachtigden, handtekeningen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Betrokken afdeling, bezwaar-commissie | nee | nee |
| JVZ | Registratie en informatiebureau slachtoffers | Slachtoffer-registratie bij een ramp | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 7 Wet Veiligheidsregio, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Slachtoffers en verwanten | NAW, geboortegegevens, verwantschap, opvang locatie, typering | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Burgerzaken, nazorg-organisaties, onderzoekers, naasten, officiële vertegenwoordigers andere landen | nee | nee |
| JVZ | Rampenbelboom/ communicator | Ondersteunen coördinatie crisis en rampen | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 5 Wet Veiligheidsregio, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Bestuurders en medewerkers | NAW, telefoonnummer, functie, rollen | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Direct betrokkenen bij rampenbestrijding | nee | nee |
| JVZ | Data-analyse criminaliteit | Het combineren en analyseren van data met specifieke functionaliteit voor patroonherkenning specifiek voor criminaliteit | Burgemeester | Uitvoering overeenkomst | Mandatering BIJ (bestuurlijke informatie justitiabelen), artikel 172 Gemeentewet, Veiligheidsagenda 2019-2023, privacy protocol RIEC, artikel 6, eerste lid onder e AVG | Inwoners van gemeente Leeuwarden waarvan bekend is dat zij zich op het overlast gevende criminele pad bevinden of daarvoor zijn veroordeeld en/of de openbare orde en veiligheid in de gemeente verstoren. Personen van wie het sterke vermoeden bestaat dat zij zich schuldig maken aan ondermijnende activiteiten in het criminele circuit. | NAW, geslacht, leeftijd, strafrechtelijke gegevens (politie, OM, reclassering), notarissen, KVK, belastingdienst gegevens, meldpunt overlast gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente | nee | nee |
| JVZ | Veiligheids-management | Het in beeld brengen van potentiële veiligheidsrisico’s ten aanzien van personen | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 172, 172 a,b Gemeentewet, artikel 6, eerste lid onder c AVG, bijlage 6 Privacy protocol Veiligheidshuis jo. art. 9 lid 1 AVG | Cliënten met complexe of diffuse problematiek bij hemzelf of zijn gezinsleden en waarbij het gedwongen kader van het strafrecht, bestuursrecht of civiele recht is ingezet of de gedwongen inzet van dit gedwongen kader kan worden overwogen | NAW, geboortedatum en -plaats, contactgegevens, woonsituatie, dagbesteding/werk, zingeving, contact hulpverleners/ professionals, financiële gegevens, relaties met gezin, sociale contacten en functioneren binnen die relaties, toezicht en handhavings-gegevens, gegevens over bestuursrechtelijke maatregelen. Alle bijzondere persoonsgegevens m.u.v. lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke gegevens, gegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag. | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Veiligheidshuis | Ja | Ja |
| JVZ | Handhaving vergunningen openbare orde en veiligheid | Ondersteunen handhaving vergunningen openbare orde en veiligheid | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk XI Gemeentewet, drank- en horecawetgeving, Hoofdstuk 2 APV Leeuwarden, AWB, Opiumwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Vergunninghouders | Naam leidinggevende, NAW-gegevens, geboortedatum, werknemers (NAW-gegevens), BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Stadstoezicht: toezichthouders, politie | Doorgifte aan politie | nee |
| JVZ | Handhaving vergunningen seks inrichting | Ondersteunen handhaving vergunningen seks inrichting | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 3 APV Leeuwarden, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Vergunninghouders | NAW gegevens, beheerder, kopie ID van medewerkers seks inrichting, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Stadstoezicht: toezichthouders, politie | Doorgifte aan politie | nee |
| JVZ | Handhaving vergunningen coffeeshops | Ondersteunen handhaving vergunningen coffeeshops | Burgemeester | Wettelijke verplichting | APV, AWB en Opiumwet, Veiligheidsagenda 2019-2023, Convenant Veilig Uitgaan, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Vergunninghouders | Naam leidinggevende, NAW-gegevens, geboortedatum, werknemers (NAW-gegevens), NAW-gegevens van de aanwezige minderjarigen, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Stadstoezicht: toezichthouders, politie | Doorgifte aan politie | nee |
| JVZ | Handhaving vergunningen evenementen | Ondersteunen handhaving vergunningen bij evenementen | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Hoofdstuk 2, afdeling 7 APV Leeuwarden, Drank- en Horecawet, AWB, Wetboek van Strafrecht, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvrager/ houder evenementenvergunning, aanvrager/ houder Drank- en Horecawet | NAW, contactgegevens, BSN (wanneer er sprake is van strafrechtelijke handhaving) | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Medewerkers | Doorgifte aan politie | nee |
| JVZ | Ondersteuning vergunningverlening openbare orde en veiligheid | Ondersteuning vergunningverlening openbare orde en veiligheid | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Artikel 172 Gemeentewet, drank- en horecawetgeving, Hoofdstuk 2 APV Leeuwarden, AWB, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Aanvragers | NAW en andere contactgegevens betrokkene; vergunning-specifieke gegevens, BSN | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Stadstoezicht: toezichthouders, politie | nee | nee |
| JVZ | Drank en horeca-vergunning | Ondersteuning vergunningverlening horeca | Burgemeester | Wettelijke verplichting | artikel 8 en §4 Drank- en Horecawet, juncto art. 6, eerste lid onder c AVG, Bibob | Ondernemers, beheerders en bedrijfsleiders van de inrichtingen en organisatoren van evenementen | NAW, contactgegevens, geboortegegevens, KVK gegevens, arbeidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, politiegegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Politie, financieel beheer, veiligheidsregio, Bibob, toezichthouders | nee | nee |
| JVZ | Meldpunt overlast Leeuwarden | Het melden van overlast dat wordt ondervonden door burgers van de gemeente | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 172/172a Gemeentewet, Hoofdstuk 2 (Openbare orde) APV Leeuwarden, art. 13b lid 1 Opiumwet, artikel 6, eerste lid onder c AVG | Personen die overlast en hinder veroorzaken; personen die hinder en overlast ervaren | NAW, contact-gegevens , strafrechtelijke gegevens, persoonsgegevens over hinderlijk of onrechtmatig gedrag | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente | nee | nee |
| JVZ | Veiligheidshuis | Het voorkomen en verminderen van ernstige overlast, geweld, criminaliteit, maatschappelijke onrust, maatschappelijke teloorgang en verstoring van de openbare orde en veiligheid door een combinatie van repressieve, bestuurlijke en zorgelijke interventies | College van B&W | Uitvoering overeenkomst | Samenwerkingsovereenkomst en privacy protocol Zorg en Veiligheidshuis Fryslân 2019 en verder, artikel 6, eerste lid onder b AVG | Cliënten met complexe of diffuse problematiek bij zichzelf of de gezinsleden en waarbij het gedwongen kader van het strafrecht, bestuursrecht of civiele recht is ingezet of de inzet van dit gedwongen kader kan worden overwogen | NAW, gezondheids- en strafrechtelijke gegevens, persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Politie, Wijkteams, woningcorporaties, (ketenpartners Veiligheidshuis) | Ja, verwerkers-overeenkomst | ja |
| JVZ | Tijdelijke huisverboden | Afgeven van tijdelijk huisverbod | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 2 lid 1 jo art. 2 lid 4 en art. 10 lid 2 Wet tijdelijk huisverbod | Uithuisgeplaatste, achterblijvers, overige huisgenoten | NAW, contact-gegevens, strafrechtelijke gegevens, gezondheids-gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente en instanties | nee | nee |
| JVZ | Ondermijning | Het bijeen brengen van ondermijnings-signalen die zich organisatie breed voordoen en het opstellen van een plan van aanpak om ondermijning tegen te gaan door onder meer gegevens te delen met de politie of het RIEC Noord | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 13b Opiumwet, 170 lid 3 jo 172 jo 151d jo 172 a en b jo 174a jo 175 jo 176 Gemeentewet, Wet BIBOB | Personen die zich bezig houden met ondermijnende activiteiten | NAW, contact-gegevens, BSN, gegevens over ras en etniciteit, strafrechtelijke gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente, politie, deelnemers RIEC convenant | Ja | Ja |
| JVZ | Ketenvoorziening voetbal | Het bijeen brengen van gegevens over personen gerelateerd aan voetbal overlast-gevend gedrag en geweld | Burgemeester | Wettelijke verplichting | Art. 172a en b Gemeentewet en art. 2.26 ev APV Gemeente Leeuwarden. | Personen die zich bezig houden met voetbal-gerelateerde overlast en geweld | NAW, contact-gegevens, BSN, gegevens over hinderlijk of onrechtmatig gedrag, strafrechtelijke gegevens, politie gegevens, justitiële gegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Gemeente, politie, KNVB, OM, KMAR, betaalde voetbalorganisaties | Ja | Ja |
| JVZ | Begeleiden van ex-gedetineerden | Ondersteunen van ex-gedetineerden bij terugkeer naar arbeid en maatschappij | College van B&W | Uitvoering overeenkomst | Besluit Justitiële Gegevens, Convenant nazorg gedetineerden, artikel 6, eerste lid onder b AVG | Ex-gedetineerden | NAW, telefoonnummer, schulden en huisvesting, inkomensgegevens | conform geldende gemeentelijke selectielijst(en) | Veiligheidshuis, interne afdelingen, politie, woningcorporatie | nee | nee |
| JVZ/Beleid en Strategie Sociaal Domein | Melding en verkennend onderzoek in het kader van Wvggz | meldingen in ontvangst nemen en vervolgens een verkennend onderzoek doen, om te bezien of verplichte zorg nodig is. | college van burgemeester en wethouders | Wettelijke verplichting | art. 6 lid 1 sub e AVG jo. art. 5:1, art. 5:2 lid 2, 5 en lid 7 Wvggz, art. 3:3 Wvggz, Art. 8.29 WvGGZ, art. 2.3.1 t/m 2.3.5 Wmo 2015, art 2.3 en 2.4 Jeugdwet, art.7.1 Participatiewet, en art. 3 Wet Schuldhulpverlening, art. 20 Wet Politiegegevens, art. 39f en 51c van de Wjsg, art. 4.1.1 Wmo 2015, met inachtneming van het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019, art. 1.2.1 sub a Wmo 2015, BW boek 7 Afdeling 5 art. 457 lid 1 | Patiënt, melder, gemeentelijke medewerker | Van de melder: NAW, Telefoonnummer, e-mailadres (tenzij anoniem), relatie tot betrokkene, gegevens over de melding en over de patiënt. Van bij de casus betrokken partijen (zoals politie, zorgpartijen, Zorg- en Veiligheidshuis, Veilig Thuis e.d): gegevens over betrokkene en de situatie, voor zover noodzakelijk van belang voor het verkennend onderzoek | 15 jaar, betrokkene kan na 5 jaar een verzoek tot vernietiging doen. Als verzoek wordt toegewezen moet dossier binnen 3 mnd vernietigd worden | Essentiële naaste, officier van justitie, andere hulpverleningspartijen (Meldpunt Bemoeizorg, Veilig Thuis, e.d.) | Ja | nvt |
| JVZ/Beleid en Strategie Sociaal Domein | Voorbereiden en uitvoering zorgmachtiging in het kader van Wvggz | Bepalen of (gedwongen) en welke zorg in de zin van de Wvggz noodzakelijk, rechtmatig en proportioneel is, informeren van de officier van justitie over het verzoek om een zorgmachtiging voor te bereiden, informeren van de melder | college van burgemeester en wethouders | Wettelijke verplichting | art. 6 lid 1 sub c AVG jo. art. 5:2 lid 3,4 en 5, art. 5:3 en art. 5:11, art. 5:16 lid 2, art. 5:18 lid 2, art. 8:17 lid 8, art. 8:18 lid 3 sub b, art. 8:18 lid 11 Wvggz, art. 2.3.1 t/m 2.3.5 Wmo 2015, art 2.3 en 2.4 Jeugdwet, art.7.1 Participatiewet, en art. 3 Wet Schuldhulpverlening, art. 20 Wet Politiegegevens, art. 39f en 51c van de Wjsg, art. 4.1.1 Wmo 2015, met inachtneming van het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019, art. 1.2.1 sub a Wmo 2015, BW boek 7 Afdeling 5 art. 457 lid 1 | Patiënt, melder, gemeentelijke medewerker | gegevens aanvrager: organisatie, naam, functie, werkadres, telefoon, e-mail. gegevens betrokkene: naam, verblijfadres, woonplaats, vindplaats, contactgegevens van contactpersonen, aanleiding tot het verzoek, feiten, omstandigheden, vermoeden van psychische stoornis, indicatie voor ernstig nadeel, zorghistorie | 15 jaar, betrokkene kan na 5 jaar een verzoek tot vernietiging doen. Als verzoek wordt toegewezen moet dossier binnen 3 mnd vernietigd worden | officier van justitie, terugkoppeling aan melder (indien essentiële naaste) | Ja | nvt |
| JVZ/Beleid en Strategie Sociaal Domein | Uitvoeren crisismaatregel (inclusief het ‘horen van betrokkene’) in het kader van Wvggz | Beslissen over het verlenen van een crisismaatregel, voorafgaande verplichte zorg mogelijk maken, informeren van de partijen voor de uitvoering van de crisismaatregel, informeren van betrokkene, zijn advocaat en zijn vertrouwenspersoon om de rechten van betrokkene te kunnen waarborgen, horen van betrokkene om zijn rechten te kunnen waarborgen, zorgen dat de zorg in het kader van de crisismaatregel wordt verleend | Burgemeester | Wettelijke verplichting | art. 6 lid 1 sub e AVG jo. art. 5:1, art. 5:2 lid 2, 5 en lid 7 Wvggz, art. 3:3 Wvggz, art. 7:1 – 7:11 Wvggz, art. 8.29 WvGGZ, art. 172 Gemeentewet, art. 2.3.1 t/m 2.3.5 Wmo 2015, art 2.3 en 2.4 Jeugdwet, art.7.1 Participatiewet, en art. 3 Wet Schuldhulpverlening, art. 20 Wet Politiegegevens, art. 39f en 51c van de Wjsg, art. 4.1.1 Wmo 2015, met inachtneming van het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019, art. 1.2.1 sub a Wmo 2015, BW boek 7 Afdeling 5 art. 457 lid 1 | Patiënt, melder, gemeentelijke medewerker | Gegevens over betrokkene: naam, geboortedatum, adres, woonplaats, huidige verblijfsadres, instelling waarin betrokkene verblijft, telefoon, e-mail, gegevens huisarts, uitkomsten onderzoek, vaststelling ernstig nadeel, zorghistorie, eerder afgegeven crisismaatregelen of zorgmachtigingen Wvggz, of eerdere inbewaringstellingen op grond van de BOPZ | 15 jaar, betrokkene kan na 5 jaar een verzoek tot vernietiging doen. Als verzoek wordt toegewezen moet dossier binnen 3 mnd vernietigd worden | Het besluit over de crisismaatregel en daarbij de medische verklaring: De betrokkene (en eventueel zijn vertegenwoordiger), zijn advocaat, de geneesheer directeur, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), de inspectie en de officier van justitie. Persoonsgegevens (NAW en identificerende gegevens) over betrokkene (alleen met diens toestemming): Patiëntvertrouwenspersoon. De medische verklaring: de zorgaanbieder | Ja | ja |
| JVZ/Beleid en Strategie Sociaal Domein | Sturingsinformatie, beleidsinformatie en statistiek voor Wvggz | Beoordelen of de gemeentelijke uitvoering van de Wvggz voldoet aan de wettelijke vereisten en of zij effectief en doelmatig is, voldoen aan de wettelijke vereisten voor statistiek en verantwoordingsinformatie, opstellen van beleidsinformatie om de inzet van personeel en middelen door de gemeente te kunnen bepalen | college van burgemeester en wethouders | Wettelijke verplichting | Art. 6 lid 1 sub c en e AVG jo. 8:28, art. 8:30 lid 2 Wvggz, art. 33 lid 1 wet op het CBS | Patiënt | Gegevens voor beleidsinformatie en statistiek zijn alleen bedoeld voor beleidsanalyse en statistiek m.b.t. de (gemeentelijke) uitvoering van de Wvggz, bevatten alleen geaggregeerde gegevens, zijn niet tot de persoon herleidbaar en zijn in de verwerking geanonimiseerd of gepseudonimiseerd | Zo lang als voor het doel noodzakelijk | Minister Zorg en Welzijn, het CBS | Ja | nvt |
| JVZ/Beleid en Strategie Sociaal Domein | Autorisatie en registratie van eigen medewerkers | Voldoen aan de wettelijke vereisten rondom rechten van betrokkenen en de bescherming van hun persoonsgegevens, voor de burgemeester en eigen medewerkers van de gemeente. Beschermen van de veiligheid van de burgemeester en de medewerkers van de gemeente bij de uitvoering van de Wvggz | college van burgemeester en wethouders | Wettelijke verplichting | Art. 6 lid 1 sub b, c en e AVG | Medewerkers | Naam van de medewerker, naam organisatie en rol van de medewerker | Zo lang als voor het doel noodzakelijk | Manager, functioneel beheer | nvt | nvt |