Financiële verantwoording subsidies Gemeente Leeuwarden

De balans moet inzicht geven in de opbouw van het eigen vermogen, in de reserves en voorzieningen en de plannen tot aanwending. Dat laatste kan in de toelichting.

De reserve die is opgebouwd uit subsidiebijdragen van de gemeente Leeuwarden moet afzonderlijk op de balans worden opgenomen.

Het overzicht van inkomsten (ontvangsten) en uitgaven (betalingen) geeft een verklaring voor de verandering van de liquide middelen. Hierin moet de gemeentelijke subsidie (-s) duidelijk herkenbaar te zijn weergegeven.

De toelichting op de cijfers bevat een sluitende cijfermatige analyse van de financiële resultaten over het verslagjaar ten opzichte van de ingediende begroting. Analyse betekent dat niet alleen de verschillen worden vermeld, maar ook de oorzaken en eventuele gevolgen. Bijzondere baten en lasten en toevoegingen en onttrekkingen aan een reserve of voorziening worden afzonderlijk opgenomen en toegelicht. Het moet duidelijk zijn of het exploitatiesaldo voor of na de toevoeging of onttrekking is bepaald.

Algemene uitgangspunten voor de controle:

• de controle van de verantwoording dient de getrouwheid van de financiële verantwoording en de rechtmatigheid van de besteding van de verleende subsidie te omvatten.
• onder controle van de getrouwheid van de financiële verantwoording wordt verstaan: de controle of het financieel verslag is opgesteld overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften en of de verantwoording de financiële gegevens getrouw en in overeenstemming met de feiten weergeeft.
• onder de controle van de rechtmatigheid van de besteding wordt verstaan de controle of de verantwoorde uitgaven passen binnen het kader van de geldende regelgeving, zoals vermeld in de beschikking tot subsidieverlening, alsmede dat de middelen zijn aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

Het inhoudelijk verslag wordt door de accountant slechts marginaal getoetst. In ieder geval wordt nagegaan of het verslag verenigbaar is met het financieel verslag en hiermee geen materiële tegenstrijdigheden bevat.
Van de in de financiële verantwoording opgenomen uitgaven dient te worden vastgesteld dat deze:

• kunnen worden gerelateerd aan de doelstelling van de subsidie.
• betrekking hebbend op de subsidieperiode zoals die is bepaald in de beschikking tot subsidieverlening.

Wij verwachten dat de accountant naast de algemene uitgangspunten voor de controle ook een aantal punten toetst die betrekking hebben op de naleving van de relevante wet- en regelgeving:

• bij de uitvoering van de controle dient minimaal, niet limitatief, te worden vastgesteld dat voldaan is aan alle voor de subsidieontvanger geldende verplichtingen, zoals onder meer vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening en bijbehorende bijlagen.
• hoewel de accountant geen inhoudelijke toets op de realisatie van het subsidie hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan of de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden in het kader van het doel waarvoor deze middelen ter beschikking zijn gesteld.
• er dient sprake te zijn van een deugdelijke dossiervoering, waarbij alle facetten van een ordelijk en controleerbaar financieel beheer (administratie, bewijsstukken, aansluitingen, correspondentie) op een snelle en toegankelijke wijze inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
• de accountant is alert op een juiste en volledige verantwoording van de cofinancieringbijdragen.

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een accountantsverklaring. In de verklaring worden ook de geleverde prestaties opgenomen als die deel uitmaken van de beschikking tot subsidieverlening.
Dat betekent dat de oordeelsparagraaf in de accountantsverklaring als volgt kan luiden:

"Wij zijn van oordeel dat de financiële verantwoording een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op 31 december 20xx en van het resultaat over 20xx en dat deze verantwoording in overeenstemming is met de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving".

"Tevens verklaren wij dat de subsidie besteed is voor het doel en en de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. De activiteiten zijn in kwantitatieve zin correct weergegeven. De algemene subsidievoorwaarden uit de beschikking tot subsidieverlening zijn nageleefd en in de financiële verantwoording 20xx is een afdoende vergelijking tussen de exploitatierekening en de begroting opgenomen".

Wanneer een accountant geen goedkeurende verklaring geeft, kan dit afhankelijk van de situatie een van de redenen zijn om, op grond van artikel 24 lid 5 van de Algemene Subsidieverordening Leeuwarden 2018 tot lagere vaststelling van de subsidie leiden.