Verantwoording subsidies

Wij vragen om een complete jaarrekening. Ook als wij maar een deel van de activiteiten subsidiëren. Op deze jaarrekening moet een overzicht van inkomsten en uitgaven (resultatenrekening) en de balans staan.

Overzicht van inkomsten en uitgaven

Het overzicht van inkomsten (ontvangen) en uitgaven (betaald) geeft informatie over het beschikbare geld en waar geld aan is besteed. In dit overzicht staat duidelijk de gemeentelijke subsidie als inkomsten.

Balans

De balans geeft informatie over de opbouw van het eigen vermogen, voorzieningen en reserves.

In de toelichting staat:

• een uitleg en onderbouwing van de financiële resultaten;
• een vergelijking tussen het resultaat en de bij de aanvraag van de subsidie meegestuurde begroting. Met uitleg van de verschillen, de oorzaken van de verschillen en mogelijke gevolgen;
• informatie over bijzondere inkomsten en/of bijzondere uitgaven;
• de veranderingen in de reserves (wat ging er in en eruit). Met uitleg over waar het bedrag voor een reserve vandaan komt en de plannen voor het gebruik van de reserve;
• of het eindsaldo (winst of verlies) vóór of na de veranderingen in de reserve is bepaald.

De controle door de accountant voldoet aan de volgende algemene eisen

• De controle richt zich op:
  • de betrouwbaarheid van de financiële verantwoording en
  • de rechtmatigheid van de besteding van de gegeven subsidie.
• Met de controle op de betrouwbaarheid bedoelen we:
  • controle of de financiële verantwoording klopt met de feitelijke situatie;
  • controle of de financiële verantwoording klopt met de eisen die hieraan door de gemeente in de beschikking (en bijlagen) van de subsidieverlening zijn gesteld;
  • controle of in het inhoudelijk verslag geen tegenstrijdigheden staan met de financiële verantwoording.
• Met de controle op de rechtmatigheid bedoelen we:
  • controle of de financiële verantwoording klopt met de geldende wet- en regelgeving;
  • controle of de subsidie is gebruikt voor het doel en de periode van de subsidie.
• Wij verwachten dat de accountant ook:
  • vaststelt of het financieel beheer toegankelijk, betrouwbaar en controleerbaar is;
  • geconstateerde fouten, die invloed hebben op de omvang van de subsidie en die herstelbaar zijn, worden gecorrigeerd;
  • niet herstelbare fouten meewegen in het oordeel van de controleverklaring;
  • aandacht heeft voor een juiste en volledige verantwoording van co-financieringsbijdragen.

De vaststelling van de betrouwbaarheid voldoet aan de volgende eisen

• Er wordt voor de mate van de betrouwbaarheid een percentage van minimaal 95% gehanteerd.
• De omvang van de onjuistheden en/of onzekerheden worden uitgedrukt als percentage van de ontvangen subsidie. Waarbij de volgende conclusies worden gehanteerd:
  • onjuistheden < 1%: goedkeurend
  • onjuistheden ≥ 1% en ≤ 3%: met beperking
  • onjuistheden > 3%: afkeurend
  • onzekerheden < 3%: goedkeurend
  • onzekerheden ≥ 3% en ≤ 10%: met beperking
  • onzekerheden > 10%: onthouden van oordeel
• Een toelichting op de conclusie als de omvang van als het percentage van de onjuistheden ≥1% en/of de onzekerheden ≥3% is.

De accountant legt de uitkomsten van zijn controle vast in een controleverklaring.
In deze verklaring staat ook of het bedrag van de subsidie juist is uitgegeven.

Voorbeeld van de verklaring van de accountant

• De financiële verantwoording geeft een betrouwbaar beeld van:
  • de grootte en de samenstelling van het totale bezit op 31 december <jaartal>
  • het resultaat over <jaartal>
  • dat de financiële verantwoording in overeenstemming is met de algemene eisen.

• Wij verklaren dat:
  • de subsidie is besteed voor het doel en de activiteiten waarvoor de subsidie is gegeven;
  • de activiteiten in aantal en omvang juist zijn weergegeven;
  • de voorwaarden uit de beschikking van de subsidieverlening zijn nageleefd;
  • in de financiële verantwoording over <jaartal> een juiste vergelijking tussen de jaarrekening en de begroting is opgenomen.

Geeft een accountant geen goedkeurende verklaring?

Dan kan de subsidie lager worden vastgesteld. Dit staat in artikel 24 lid 5 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Leeuwarden 2018.

Voor een inhoudelijke verantwoording vraagt de gemeente een jaarverslag met de uitgevoerde activiteiten, doelen en resultaten waarvoor de subsidie is gegeven. Het jaarverslag voldoet aan de specifieke eisen die door de gemeente in de beschikking van de subsidieverlening zijn gesteld.

Zijn bepaalde activiteiten niet uitgevoerd of doelen en resultaten niet gehaald?

Dan staat in het jaarverslag of een brief bij het jaarverslag welke resultaten niet gehaald zijn en wat de oorzaak hiervan is. Met een beschrijving van mogelijke conclusies, oplossingen of plannen voor verbetering